Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 oktober 2026. Als we belangrijke wijzigingen aanbrengen in deze Privacyverklaring zullen we je hierover informeren.

1. Onze inzet voor privacy

Polarsteps neemt net als jij privacy serieus. Wij streven ernaar transparant te zijn over onze gegevensverwerkingen en we willen jou de controle geven over de persoonsgegevens die wij over jou verzamelen:  

• Polarsteps verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden

• Je trips zijn alleen zichtbaar voor de mensen die jou volgen, tenzij je dit verandert in de appinstellingen

• Je hebt volledige controle over wie jou kan volgen (en wie niet)

• Je kunt op reis ervoor kiezen je locatie en het begin- en eindpunt van je trip te verbergen of te laten zien

In deze Privacyverklaring beschrijven we waarom en hoe we jouw persoonsgegevens verwerken en jouw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van jou verzamelen.

2. Over Polarsteps

Met Polarsteps kun je je trips (“Trips”) plannen, tracken en opnieuw beleven. Je kunt gebruik maken van je Polarsteps account via onze website (www.polarsteps.com, “Website”) en/of via onze mobiele app, die beschikbaar is voor iOS en Android (“App”, samen “Polarsteps”). 

Om Polarsteps te kunnen gebruiken, verwerken wij jouw persoonsgegevens. Dit kan ook jouw (live) locatie zijn op reis tijdens je Trips. Hoewel informatie over je locatie niet wordt aangemerkt als een bijzondere categorie persoonsgegevens onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), kan het wel als gevoelige informatie worden aangemerkt onder de wetgeving van andere jurisdicties. Wij willen dat je de volledige controle over jouw locatiegegevens houdt, dus waar je ook bent, we zullen altijd expliciet om jouw toestemming vragen voor we iets verwerken, behalve wanneer je jouw locatie handmatig bijwerkt als onderdeel van jouw Trip. 

Alle persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt en beveiligd in overeenstemming met de AVG en de toepasselijke privacywetgeving van de Amerikaanse staten, met inbegrip van de California Consumer Privacy Act (CCPA) zoals aangepast door de California Privacy Rights Act (CPRA). Wij, Polarsteps B.V., zijn de beheerder van de persoonsgegevens die we over jou verwerken met betrekking tot het gebruik van onze Website en App. 

Polarsteps heeft een Data Protection Officer (“DPO”) benoemd die verantwoordelijk is voor het toezicht op onze gegevensbeveiliging en de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Je kunt contact opnemen met onze DPO via dpo@polarsteps.com. 

Het staat je vrij om onze DPO rechtstreeks te benaderen indien je vragen of zorgen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken. 

Als je nog andere vragen hebt over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, dan kun je ons bereiken via privacy@polarsteps.com. Voor verzoeken met betrekking tot gegevens onder de AVG, zie ons Helpcentrum. 

3. Hoe verzamelen en verwerken wij jouw persoonsgegevens?

3.1  Een account aanmaken

Je kunt ervoor kiezen een “Account” aan te maken om jouw Trips te plannen, tracken en opnieuw te beleven en ook om jouw vrienden en familie te volgen op hun Trips. Als je je registreert voor een Account, vragen we je een Polarsteps profiel aan te maken met de volgende informatie: 

• Naam

• E-mailadres

• Woonplaats (niet je adres)

• Een profielafbeelding

• Het wachtwoord voor je Account

Je kunt ook je Apple- of Google-account gebruiken om je aan te melden; in dat geval verwerken we het wachtwoord van je Polarsteps Account niet. Als je je aanmeldt met je Apple- of Google-account hebben we ook toegang tot je openbare profielinformatie zoals je naam, e-mailadres en Apple- of Google-ID. 

Het verwerken van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou. 

3.2  Polarsteps gebruiken met een Account

Na het aanmaken van een Account ben je klaar om Polarsteps te gebruiken. Het is aan jou hoe je Polarsteps wilt gebruiken. De App biedt de volgende “Functies”: 

• Reisinspiratie: Met de Verkennen-functies van Polarsteps kun je landen en bestemmingen ontdekken die populair zijn onder echte reizigers, de favoriete plekken die jouw vrienden en familie en Trips die afgestemd zijn op hoe jij graag reist. Er is ook reiscontent over honderden bestemmingen geschreven door ons redactieteam. Jouw volgende bestemming gevonden? Voeg deze met één klik toe aan je reisplan. 

• Trip-planning: Met de Planfuncties van Polarsteps kun je jouw aankomende Trips samenstellen en organiseren. Je kunt een reisplan maken (handmatig of met onze AI Trip Planner), reisdata vastleggen en vlucht- en accommodatieboekingen opslaan, allemaal op één plek. Je kunt ook notities maken en met medereizigers een gezamenlijke Trip maken door hen uit te nodigen (als Travel Buddy) via onze Travel Together-functie. 

• Trip-tracking: De Trackfuncties van Polarsteps plotten jouw route automatisch op de kaart (zelfs als je offline bent), zodat je je reis nooit meer uit het hoofd hoeft te reconstrueren. Ook worden statistieken zoals de landen die je bezocht hebt, de afstanden die je afgelegd hebt en de reisdagen geregistreerd. Terwijl je onderweg bent kun je steps aanmaken voor gekozen locaties (“Steps”) en foto’s, video’s en teksten toevoegen. Als je ervoor kiest je Trip te delen, dan kunnen vrienden en familie je live volgen. 

• Herbeleef-opties: Met Polarsteps’ Herbeleef-functies beleef je je reis opnieuw. De route die je hebt afgelegd, foto’s, video’s en Step-teksten zijn altijd beschikbaar voor jou binnen de app of op de website, verzameld in een visuele tijdlijn. Met slechts één klik kun je jouw Trip omtoveren tot een prachtig, hardcover Travel Book, Travel Poster, digitale Trip Reel of Route Reel. 

• Volgfunctie:  Met de Volgfuncties van Polarsteps kunnen gebruikers virtueel live meereizen met vrienden, familie en andere reizigers terwijl die hun Trips tracken. Gebruikers kunnen vrienden en familie vinden door de contacten van hun apparaat te koppelen of door suggesties gebaseerd op gemeenschappelijke volgers. Gebruikers kunnen volgers toevoegen en verwijderen in de Ik-sectie.

Met de Travel Tracker schakelknop in je Tripinstellingen kun je ervoor kiezen om jouw Trip automatisch in Polarsteps te tracken of live tracking uit te schakelen en je Steps handmatig toe te voegen. Wil je je reizen helemaal niet tracken? Gebruik Polarsteps dan alleen om je Trips te plannen of in contact te blijven met vrienden en familie die op reis zijn. Jij hebt altijd de controle over je gegevens. Afhankelijk van de manier waarop je Polarsteps gebruikt (zie Account Privacy-instellingen en Trip Privacy-instellingen hieronder), verwerken we de volgende persoonsgegevens: 

• Jouw persoonlijke informatie: je naam, profielafbeelding, woonplaats, e-mailadres en optioneel een bio-omschrijving. 

• Jouw locatie (als je ons daar toestemming voor hebt gegeven) zodat we de kernfuncties voor Travel Tracking kunnen bieden, zoals het automatisch bijhouden van jouw route op de kaart en het tonen van je live locatie als je hiervoor kiest. 

• De content die je toevoegt, zoals Trips, Steps, reviews, foto’s, video’s, spots, likes, reacties, tips en meer (“Content”), inclusief geolocatietags die aan dergelijke foto's/video's zijn gekoppeld.

• Wie je volgt en wie jou volgt op Polarsteps.

• Technische informatie die nodig is voor de functionaliteit van de App, zoals je IP-adres, type apparaat, type browser, schermgrootte en voorkeurstaal. 

Het verwerken van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou. 

3.2.1.  Het verwijderen van jouw Account

Je kunt ervoor kiezen om al jouw Polarsteps Content op elk moment te verwijderen. Als je jouw Content verwijdert, is deze niet langer zichtbaar voor anderen en zal deze ook permanent verwijderd worden van onze servers nadat de periode na verwijdering van 30 dagen is verstreken. Het is niet mogelijk om verwijderde Content na verwijdering terug te halen.

Het is ook mogelijk je hele Account te verwijderen. Als je dit doet, zullen we jouw gegevens permanent verwijderen, dus download je gegevens voordat je hiervoor kiest. Let op: wanneer jouw Account eenmaal verwijderd is, kan het niet meer teruggehaald worden. We kunnen een verwijderd Account niet herstellen. Het kan tot 90 dagen duren voordat gegevens van derden worden verwijderd. 

3.2.2.  Account Privacy-instellingen

Wanneer je een Polarsteps Account aanmaakt, ga je ermee akkoord dat de volgende informatie zichtbaar is voor alle gebruikers van Polarsteps, ongeacht jouw Privacyinstellingen: 

• Je naam, woonplaats en het land waar je woont.

• Het aantal volgers en hoeveel personen jij volgt. 

• De beschrijving van jouw persoonlijke bio (optioneel).

We hebben twee privacyinstellingen voor je Account:

• Alleen volgers die ik accepteer

Jij bepaalt wie jouw profiel kan volgen. Als iemand een verzoek doet om jou te volgen op Polarsteps, kun je dat verzoek accepteren of weigeren. 

• Iedereen (‘Openbaar’)

Iedereen met een Polarsteps Account kan je volgen. Je hoeft volgverzoeken niet eerst goed te keuren. 

Houd er rekening mee dat ongeacht of jouw Account ingesteld is op Alleen volgers die ik accepteer of op Iedereen (‘Openbaar’), je verschillende instellingen kunt kiezen voor de Trips in je Account, waaronder ook een setting die volledig privé is (Alleen ik). Meer informatie hierover vind je onder ‘Trip Privacy-Instellingen’ hieronder. 

Het verwerken van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou.

3.3  Je vrienden vinden op Polarsteps

Wil je weten wie van je vrienden en familie ook Polarsteps gebruikt? Je komt hier gemakkelijk achter door ons toegang te geven tot de contactenlijst in je telefoon. Dit is geheel optioneel. Als je hiervoor kiest, verzamelen en verwerken we de volgende gegevens: 

• Namen van je contacten;

• E-mailadressen van je contacten. 

We gebruiken deze informatie om je te laten zien wie van je contacten al een Polarsteps Account heeft en om deze contacten te laten weten dat je je aangemeld hebt bij Polarsteps. We gebruiken alleen de e-mailadressen van jouw contacten, die naar onze servers worden gestuurd om matches te vinden onder onze bestaande gebruikers. We slaan deze informatie niet op op onze servers behalve voor zover strikt noodzakelijk voor het vinden van een match en we gebruiken het niet voor andere doeleinden (waaronder het benaderen van je contacten voor marketingdoeleinden). 

We verwerken deze informatie op basis van jouw toestemming. Je kunt op elk moment jouw toestemming intrekken en stoppen met het delen van je contactenlijst met ons door de machtiging van Contacten in de instellingen van je apparaat in te trekken. Het intrekken van jouw toestemming heeft geen invloed op de wettigheid van verwerkingen die plaatsvonden voor het moment van intrekking. 

3.4 Geolocatiegegevens 

Met Polarsteps kun je je Trips en alle plekken die je bezocht hebt bijhouden. Om dit te kunnen doen, moeten we locatiegegevens verwerken. Je kunt voor elke Trip beslissen of je de Steps van je Trip automatisch wilt bijhouden of handmatig Steps wilt uploaden. 

• Handmatig je locatiegegevens uploaden: als je jouw locatie liever niet automatisch wilt bijhouden, dan kun je handmatig Steps en/of bezochte locaties toevoegen om jouw reisroute te tonen. Je kunt foto’s, video’s en jouw aanbevolen spots toevoegen. Je hebt nog steeds een reisdagboek, maar jouw route wordt niet in detail getrackt en sommige functies die een voortdurende toegang tot jouw locatie vereisen kun je niet gebruiken. De wettelijke grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met jou. 

• Automatisch uploaden van jouw locatiegegevens: je kunt Polarsteps ook je route automatisch laten bijhouden door de ‘Travel Tracker’ aan te zetten in jouw Trip Privacy-Instellingen. Als je dat doet, kun je elke locatie op jouw route zien. Als je je locatie automatisch met Polarsteps deelt, kunnen we je ook plekken om te zien en dingen om te doen aanbevelen in de buurt van je huidige locatie. Als je de Travel Tracker aanzet, verwerken we jouw locatiegegevens op basis van jouw toestemming. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken door de Travel Tracker in je Trip Privacy-Instellingen uit te zetten of door de locatierechten voor de App in de instellingen op je apparaat in te trekken. 

• Je ‘Live Locatie’ delen tijdens je Trip: Je hebt ook controle over het delen van je live locatie. Personen die je toestemming hebt gegeven om je Trip te volgen (zie ‘Trip Privacy-Instellingen’) kunnen je ‘Live Locatie’ zien als je dit hebt ingeschakeld in je Tripinstellingen. Als je jouw Live Locatie niet inschakelt, wordt je laatst gepubliceerde Step getoond als je live locatie. Het delen van jouw Live Locatie is volledig vrijwillig en op basis van jouw toestemming; je kunt deze functie op elk moment uitzetten in je Trip Privacy-Instellingen. Houd er rekening mee dat je jouw startlocaties voor Trips ook kunt verbergen (bijvoorbeeld om de exacte locatie van jouw huis te verbergen). Als je trip op dezelfde locatie eindigt, wordt deze ook verborgen. 

Verwerken we ook locatiegegevens als je niet op een Trip bent? Alleen met jouw expliciete en afzonderlijk verleende toestemming. Als je die toestemming hebt gegeven, hebben we toegang tot jouw locatiegegevens voor andere doeleinden dan het automatisch bijhouden van de route van jouw Trip. We hebben toegang tot je huidige locatie wanneer je de app opent, en soms op de achtergrond. Zo kunnen we je tippen om een Trip toe te voegen wanneer het erop lijkt dat je weg bent van je woonplaats (en dus mogelijk op reis bent). Als je hier toestemming voor gegeven hebt, verwerken we alleen je laatst bekende locatie (die alleen op je apparaat wordt opgeslagen, niet op onze servers) en we verwerken nooit je volledige locatiegeschiedenis (zoals je route). 

Als je jouw locatiegegevens niet meer met ons wilt delen, dan kun je jouw toestemming op elk moment intrekken en Polarsteps de toegang weigeren via de instellingen van jouw apparaat. 

De ingebedde geolocatiegegevens van foto’s of video’s die je uploadt in onze app worden door ons verwerkt om de locatie te laten zien waar jouw foto of video in jouw (eerdere) Trip is genomen. Voor meer informatie over wie jouw foto’s en video’s kan zien, zie 3.5 Trip Privacy-Instellingen hieronder.  

3.5 Trip Privacy-instellingen (Wie kan deze reis zien?)

Je kunt voor elke Trip de Trip Privacy-Instellingen kiezen. De Trip Privacy-Instellingen die je kiest voor je Trip beïnvloeden ook de Reisstatistieken die zichtbaar zijn voor jouw volger(s) en iedereen die Polarsteps gebruikt (ook degenen zonder Account). 

We hebben drie instellingen voor Trips: 

• Alleen ik: Deze Trip, inclusief jouw ‘Live Locatie’ (indien geactiveerd) en alle Content, is alleen voor jou zichtbaar als jouw privé-reisdagboek. Als je ervoor kiest onze Travel Together functie te gebruiken met één of meer Travel Buddies, dan wordt de Alleen ik-optie voor de Trip Privacy-Instellingen vervangen door Travel Buddies. Dit betekent dat alleen jij en je Travel Buddies jouw ‘Live Locatie’ en al jouw Content kunnen zien. 

Let op: Polarsteps heeft nog steeds toegang tot je gegevens, zelfs wanneer Alleen ik of Travel Buddies is ingesteld, en kan deze gebruiken om samengevoegde en geanonimiseerde datasets samen te stellen ter inspiratie voor medereizigers. Dit kan op geen enkele manier naar jou teruggeleid worden. 

• Volgers: Alleen jouw Volgers (zelfs als je Iedereen (‘Openbaar’) hebt ingesteld in je Account Privacy-Instellingen) kunnen jouw Trip volgen, tenzij je de Geheime Link naar jouw Trip hebt gedeeld (zie hieronder). 

• Iedereen (‘Openbaar’): Iedereen kan jouw Trip en gegevens zien. Content wordt met iedereen gedeeld wanneer je het privacyniveau van een Trip op ‘Openbaar’ instelt. 

Als je de privacy-instelling van een Trip van Openbaar naar Volgers of Alleen ik (of Travel Buddies) verandert of je Account verwijdert, stopt Polarsteps met het featuren van jouw Content binnen het redactionele gedeelte van het Platform binnen een redelijke termijn. Let erop dat content die al is opgenomen in gepubliceerde reiscontent of vergelijkbaar materiaal mogelijk toegankelijk blijft. 

Denk goed na over welke gegevens je wilt delen en met wie. De link om je trip te delen is standaard ingesteld als ‘Alleen Volgers-link’, maar je kunt er ook voor kiezen een ‘Geheime Link’ aan te maken die door iedereen bekeken kan worden (ook niet-volgers of zelfs gebruikers zonder Polarsteps Account). Wees je ervan bewust dat wanneer je jouw Trip Privacy-Instellingen op Iedereen (‘Openbaar’) zet, iedereen je live locatie kan zien (als die aanstaat). Deel verantwoord! 

Wees extra voorzichtig met het delen van de Geheime Link van jouw Trip. Iedereen waarmee je jouw Geheime Link hebt gedeeld (met of zonder Polarsteps Account en ongeacht of je ze als volger hebt geaccepteerd of niet) kan de Content van de Trip zien. Op dit ogenblik kan Polarsteps de Geheime Link niet resetten als die in handen is gekomen van iemand waarvan jij niet wilt dat hij jouw Trip ziet! Wanneer je een Geheime Link met anderen deelt, vraag hen dan altijd deze niet door te sturen zonder jouw toestemming. Als je de Geheime Link wilt deactiveren, moet je de Privacy Instellingen van jouw Trip wijzigen (en dat ook zo houden) naar Alleen ik (of naar Travel Buddies als het een Travel Together Trip is (dit betekent dat je Trip niet langer zichtbaar is voor Volgers of anderen die eerder wel toegang hadden). 

Je kunt de privacyinstellingen van elke Trip op elk gewenst moment wijzigen.  

3.5.1. Door Gebruikers Gegenereerde Content 

Bij Polarsteps worden we graag geïnspireerd door andere reizigers. Als je andere reizigers wilt inspireren met jouw Trip, dan kun je ervoor kiezen om jouw Trip Privacy-Instellingen in te stellen op Iedereen (‘Openbaar’). Als je dat doet, is het ook mogelijk om individuele Steps van jouw Trip of de beste plekken en activiteiten in een Step (‘Tips’) die je tijdens jouw Trip hebt ontdekt (zoals restaurants, activiteiten of andere verborgen parels), openbaar te delen. Dit houdt in dat jouw openbare “Door Gebruikers Gegenereerde Content” bij kan dragen aan Polarsteps en medereizigers van over de hele wereld kan inspireren. 

Door de Privacy-Instelling van een Trip in te stellen op Iedereen (‘Openbaar’), stel je deze Content beschikbaar voor andere gebruikers en, waar van toepassing, voor gebruikers zonder Polarsteps Account. Foto’s en video’s die je uploadt kunnen geolocatiegegevens bevatten (zoals GPS-coördinaten die in de metagegevens van het bestand zijn opgenomen). We verwerken deze persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor het uitvoeren van onze overeenkomst met jou en, daar waar we openbare Content gebruiken om andere reizigers te inspireren of om Polarsteps te verbeteren, gebaseerd op ons legitieme belang in het uitvoeren, verbeteren en verder ontwikkelen van onze diensten in overeenstemming met deze Privacyverklaring. Wanneer wij ons beroepen op onze gerechtvaardigde belangen, wegen we altijd ons belang af tegen jouw rechten en vrijheden en passen we waar mogelijk waarborgen toe, zoals samenvoeging en anonimisering.  

Door Gebruikers Gegenereerde Content (van een volledige Trip tot losse Tips) kan worden geselecteerd door ons Verkennen- en/of Redactieteam om te worden gebruikt voor in-App reiscontent (over landen, bestemmingen, steden of spots). Jouw Door Gebruikers Gegenereerde Content kan ook worden gebruikt voor intern gebruikersonderzoek, bijvoorbeeld om beter te begrijpen hoe gebruikers reizen en omgaan met ons platform. Wanneer Door Gebruikers Gegenereerde Content wordt geselecteerd door ons Verkennen- en/of Redactieteam voor Tips en volledige Trips, dan zijn jouw voornaam en het profiel van jouw Account ook zichtbaar (dit is niet van toepassing wanneer er alleen een afbeelding wordt gebruikt). Deze Accountinformatie is al openbaar in te zien op Polarsteps voor andere gebruikers wanneer zij jouw profiel bezoeken (zelfs als je profiel is ingesteld op ‘Alleen volgers die ik accepteer’). 

We stellen samengevoegde en geanonimiseerde statistische datasets samen van Door Gebruikers Gegenereerde Content over reiservaringen, op basis van onze gerechtvaardigde belangen en die van onze gebruikers om Polarsteps verder te verbeteren. 

3.6 Polarsteps gebruiken zonder Account

Het is mogelijk om Polarsteps te gebruiken zonder Account, om openbare Trips en Trips waarvoor je een Geheime Link hebt ontvangen te bekijken. Het is niet mogelijk om Polarsteps-gebruikers te benaderen of om Trips te plannen, tracken of opnieuw te beleven zonder Account. 

Om het beperkte gebruik van Polarsteps zonder Account mogelijk te maken, verwerken we alleen de technische informatie die nodig is om de Website voor jou beschikbaar te maken, zoals je IP-adres, het type apparaat en browser en de voorkeurstaal. We verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren en beveiligen van Polarsteps en het verlenen van basistoegang tot openbare Trips. Als we cookies of vergelijkbare technologie gebruiken die niet strikt noodzakelijk is, vragen wij jou om toestemming door middel van onze cookiebanner (zie 3.14 Cookies hieronder). 

3.7 Polarsteps Reisproducten bestellen

Om je Trips opnieuw te beleven kun je gepersonaliseerde producten van je getrackte Trip(s) bestellen, zoals een Travel Book en een Travel Poster (“Reisproducten”). Bezoek onze pagina’s met Reisproducten (zoals Travel Books en Travel Posters) om ons huidige aanbod van Reisproducten te bekijken. 

Voor het maken van jouw gepersonaliseerde Reisproduct moeten we de volgende gegevens verwerken: 

• Als je een Polarsteps Account hebt: de gegevens uit jouw Polarsteps Account (naam, e-mailadres, profielafbeelding, land en woonplaats); 

• De Content die je in hebt toegevoegd aan het Travel Product

• Verzendinformatie, zoals je verzendadres

• Betaal- en factuurinformatie

• Indien van toepassing, de code en waarde van jouw Cadeaubon (zie Cadeaubonnen hieronder)

Onze overeenkomst met jou is de wettelijke grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens. We moeten jouw persoonsgegevens delen met bepaalde derden (om de betaling te verwerken en de producten te printen en te leveren) en zij bewaren jouw verzend- en betaalinformatie, zodat je jouw informatie niet nog een keer hoeft in te vullen wanneer je in de toekomst nog een Reisproduct bestelt. 

3.8 Cadeaubonnen

Je kunt een “Cadeaubon” bestellen om een Reisproduct te geven aan een Polarsteps-gebruiker die je op Polarsteps volgt. Je kunt een Cadeaubon op twee manieren bestellen: bezoek de pagina Cadeaubonnen op onze website en vul het e-mailadres in van de persoon aan wie je de Cadeaubon wilt sturen, of ga in de App of op de Website naar de Trip van de persoon die je volgt en klik op “Koop een Cadeaubon”. Let op: je moet hoe dan ook het (juiste) e-mailadres van de ontvanger invullen. Nadat je de aankoop hebt gedaan, sturen we de ontvanger een unieke code als Cadeaubon. De ontvanger kan de Cadeaubon gebruiken om elk gewenst Reisproduct (deels) mee te betalen. 

Als je een Cadeaubon koopt en wij de unieke Cadeaubon-code aan de ontvanger leveren, verwerken we de volgende gegevens: 

• De gegevens uit jouw Polarsteps Account (naam, e-mailadres, profielafbeelding, land en woonplaats);

• Het naam en het e-mailadres van de ontvanger

• De code en waarde van de Cadeaubon

• Betaal- en verzendinformatie

Dit is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, om jouw Cadeaubon-code aan te maken, de betaling mogelijk te maken en om de ontvanger te voorzien van de unieke code die nodig is om de Cadeaubon te gebruiken. We bewaren betaalinformatie met betrekking tot Cadeaubonnen zo lang als nodig is om te kunnen voldoen aan onze wettelijke- en belastingverplichtingen en om vragen over jouw aankoop te kunnen behandelen, doorgaans voor de duur van 7 jaar, waarna de informatie veilig verwijderd of geanonimiseerd wordt. 

3.9 Polarsteps AI Trip Planner

Weet je nog niet waar je volgende Trip naartoe gaat? Met behulp van de Polarsteps AI Trip Planner kunnen wij jouw volgende Trip samenstellen en jouw reisschema voor je personaliseren. 

Om jouw gepersonaliseerde reisschema aan te maken, analyseren we jouw eerder getrackte Trips op Polarsteps en alle andere prompts die je toevoegt aan de AI Trip Planner, zodat we een op maat gemaakt, gepersonaliseerd reisschema kunnen genereren. Het gebruik van de AI Trip Planner is volledig optioneel. 

Onze AI Trip Planner draait op Claude, gebouwd door Anthropic PBC. Anthropic verwerkt als verwerker namens ons persoonsgegevens die gebruikt worden voor de AI Trip Planner, met inachtneming van contractuele beperkingen die ontworpen zijn om het gebruik van persoonsgegevens voor het trainen van algemene AI modellen te verbieden, tenzij dat nodig is voor de levering van de dienst aan ons. Als je besluit onze AI Trip Planner te gebruiken, vragen we altijd jouw toestemming om de volgende gegevens voor dit doel te verwerken: 

• De gegevens uit jouw Polarsteps Account (naam, e-mailadres, profielafbeelding, land en woonplaats)

• De Content van jouw profiel;

We verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Voordat we de AI Trip Planner gebruiken zullen we jou om toestemming vragen voor het gebruiken van jouw gegevens om een gepersonaliseerd Polarsteps-reisplan te genereren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken. 

3.10 Polarsteps Plus

We bieden een betaald abonnement aan onder de naam Polarsteps Plus, dat je toegang geeft tot bepaalde premium functies (je kunt hier meer over vinden op polarsteps.com/plus). Je kunt jouw Polarsteps Plus-abonnement kopen en beheren via de Apple App Store of de Google Play Store. 

Om jouw abonnement te verwerken en je toegang te geven tot de functies van Polarsteps Plus, verwerken we de volgende gegevens: 

• De gegevens uit jouw Polarsteps Account (naam, e-mailadres, profielafbeelding, land en woonplaats);

• Type abonnement

• Transactie- en/of abonnement ID-informatie die door Apple of Google wordt verstrekt

We gebruiken RevenueCat om jouw abonnement te beheren en jouw rechten te controleren. RevenueCat ontvangt namens ons jouw unieke profiel-ID en aankoopgeschiedenis van Apple en Google. We ontvangen niet jouw volledige betaalinformatie, omdat betalingen direct door Apple of Google worden verwerkt onder hun eigen voorwaarden en privacybeleid. 

We bewaren jouw abonnementsgegevens zo lang jouw abonnement actief is en nog 3 jaar daarna, om geschillen of vragen met betrekking tot jouw abonnement te kunnen behandelen. 

De wettelijke grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst met jou. 

3.11 Verbeteren, beveiligen en optimaliseren van Polarsteps

Wij werken doorlopend aan het verbeteren van Polarsteps voor onze gebruikers. We willen dat onze gebruikers de best mogelijke ervaring hebben in het gebruik van Polarsteps. Daarom hebben we bepaalde prestatiegegevens nodig om jouw ervaring te optimaliseren en om onze diensten verder te verbeteren. Het gaat dan, bijvoorbeeld, om de volgende gegevens: 

• Hoe je omgaat met onze App en/of Website, inclusief jouw zoektermen en -geschiedenis, paginaweergaven en engagement bij andere Polarsteps gebruikers

• Apparaatinformatie, zoals hardware-modellen, OS-versies, unieke ID, type browser, taal en WI-FI informatie

• Locatiegegevens (op woonplaats-niveau)

• Informatie die verzameld wordt door cookies en vergelijkbare technologie

• Crashgegevens

Wanneer we cookies of vergelijkbare trackingtechnologie gebruiken voor analyse, attributie of het meten van de effectiviteit van onze eigen marketing, dan doen we dat alleen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en jouw voorkeuren. We verkopen jouw persoonsgegevens niet en we delen jouw persoonsgegevens niet met derden voor cross-context, gedragsgerichte reclame of doelgerichte reclame. 

Voor alle details over de cookies die we gebruiken en hoe je je voorkeuren kunt beheren, verwijzen wij naar 3.14 Cookies en vergelijkbare trackingtechnologie hieronder. 

Met onze tools voor toestemming voor cookies heb jij de volledige controle over welke cookies er op jouw apparaat worden geplaatst. Wanneer jouw toestemming vereist is voor niet-essentiële cookies, plaatsen we die cookies alleen nadat jij jouw toestemming hebt gegeven. Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk gewenst moment veranderen of intrekken. 

We voeren ook experimenten uit, zoals A/B testen, om te begrijpen hoe veranderingen aan de App en/of Website jouw ervaring beïnvloeden en om te bepalen welke versie van een functie het beste werkt. Als onderdeel van deze experimenten kun je in een testgroep worden geplaatst en krijg je een andere versie van een functie of ervaring te zien dan andere gebruikers. Wanneer we persoonsgegevens als deel van een experiment verwerken, beperken we deze verwerking zo veel mogelijk, bijvoorbeeld door de gegevens samen te voegen of pseudoniemen te gebruiken. 

De wettelijke grondslag voor analyse- en optimalisatieverwerking is ons gerechtvaardigde belang bij het verbeteren van de App en/of de Website, het begrijpen hoe deze worden gebruikt en het oplossen van problemen. Wanneer het gaat om niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologie, geldt als wettelijke grondslag jouw toestemming zoals gegeven via de hierboven beschreven relevante cookietool. 

3.12 E-mails doorsturen (Travel Planner)

Wil je jouw vlucht- of accommodatieboekingen toevoegen aan een geplande Trip in Polarsteps? Stuur dan jouw e-mails met de boekingsbevestiging naar plan@polarsteps.com. Met behulp van een AI tool (zoals beschreven in paragraaf 3.9, AI Trip Planner) halen we automatisch de relevante boekingsgegevens op (met inbegrip van jouw vluchtnummer, luchthaven en stad van vertrek- en aankomst, of het adres en de stad van jouw accommodatie, alsmede de boekingsreferentie en reisdata) en matchen we deze met jouw geplande Trip op basis van jouw e-mailadres en reisdata. De doorgestuurde e-mails worden binnen 30 dagen na ontvangst gewist. 

De oorspronkelijke e-mails worden binnen 30 dagen na ontvangst gewist. De opgehaalde boekingsdetails worden opgeslagen als deel van jouw Trip zolang jouw account actief is of totdat jij ze wist. 

De wettelijke grondslag voor deze verwerking is jouw toestemming. Als je niet langer wilt dat e-mails door ons worden verwerkt, kun je ervoor kiezen om deze functie niet (meer) te gebruiken. Dit laat de wettigheid van voor de intrekking uitgevoerde verwerking onverlet. 

3.13 Browser-extensie (Travel Planner)

Met de Polarsteps browser-extensie (de “Extensie”) kun je bestemmingen bewaren, reisideeën importeren en beginnen met het creëren van je volgende Trip direct vanaf je browser en zonder je App te openen. 

Als je de Extensie installeert en verbindt met je Polarsteps Account, verwerken we de volgende gegevens om de Extensie te laten werken: 

• De gegevens uit jouw Polarsteps Account (naam, e-mailadres, Account ID), om wat je bewaart in de Extensie te linken aan je Account;

• URL’s en paginatitels van reisgerelateerde pagina’s waar je de Extensie voor gebruikt (bijvoorbeeld wanneer je op het Polarsteps-icoon klikt om een bestemming op te slaan of een boeking importeert)

• Technische informatie zoals het type browser, de versie van de Extensie en het besturingssysteem van een apparaat, om ervoor te zorgen dat de Extensie correct werkt

De Extensie verwerkt alleen informatie over pagina’s waar je de Extensie gebruikt door op de Polarsteps-knop te klikken. We houden jouw algemene browsergeschiedenis niet op de achtergrond in de gaten. 

De wettelijke grondslag voor het verwerken van jouw Accountinformatie is de uitvoering van onze overeenkomst met jou. We zijn afhankelijk van jouw toestemming om de interactiegegevens van jouw browser te verwerken en we vragen daarom wanneer je voor het eerst de Extensie installeert en de functies voor trip planning activeert. Je kunt jouw toestemming op elk gewenst moment intrekken door de Extensie te verwijderen of de toestemming ervoor uit te schakelen in je browserinstellingen. 

Browserinteractiegegevens die worden verwerkt via de Extensie worden binnen 90 dagen verwijderd, tenzij je deze in een Trip hebt opgeslagen; in dat geval worden de gegevens bewaard als onderdeel van jouw Door Gebruikers Gegenereerde Content en zijn zij onderhevig aan de bewaartermijn zoals genoemd in Paragraaf 6. Technische- en loggegevens worden 90 dagen bewaard, in overeenstemming met onze standaard bewaartermijn voor logs.

De Extensie gebruikt dezelfde infrastructuur en Verwerkers als beschreven in Paragraaf 3.9. We delen geen Extensiegegevens met andere derden. Als gegevens worden overgedragen buiten de EER, zijn de waarborgen zoals beschreven in Paragraaf 4 van toepassing. 

Als we nieuwe functies aan de Extensie toevoegen die vereisen dat we aanvullende gegevens verwerken, dan zullen we opnieuw om jouw toestemming vragen voordat de wijzigingen worden ingevoerd.  

3.14 Cookies en vergelijkbare trackingtechnologie

Wanneer je onze App en/of Website bezoekt, worden er kleine tekstbestanden opgeslagen op jouw computer, smartphone of ander apparaat. Deze bestanden heten “Cookies”. Cookies helpen ons met het laten functioneren, analyseren en personaliseren van de App en Website. 

Op dezelfde manier kan er, wanneer je een e-mail van Polarsteps opent, een kleine, onzichtbare afbeelding worden geladen die in de tekst van de e-mail is ingebed. Dit worden “Pixels” genoemd (ook wel bekend als tracking pixels of webbakens). Pixels stellen ons in staat te begrijpen of en wanneer onze e-mails worden geopend of daarop wordt geklikt, zodat onze communicatie meetbaar en verbeterbaar wordt. We gebruiken geen Pixels als het toepasselijk recht voorafgaande toestemming vereist of het gebruik ervan beperkt. 

Polarsteps plaatst geen tracking cookies van derden op je apparaat om content te personaliseren of reclame van derden te tonen, en we verkopen jouw gegevens niet aan adverteerders. Wanneer we cookies, pixels of vergelijkbare technologie gebruiken ten behoeve van onze eigen analyse en beperkte aan Polarsteps gerelateerde marketing (bijvoorbeeld attributie bij appinstallatie) doen we dat in lijn met de toepasselijke wetgeving en jouw voorkeuren. 

Voor alle informatie over de cookies die wij gebruiken en hoe je je voorkeuren kunt beheren, zie:

• Onze Cookie Banner in de app, toegankelijk via de ‘Cookies en tracking’-instellingen binnen de app

• Onze Cookie Banner op de website, toegankelijk via de ‘Cookies’ link in de voettekst van onze Website. 

3.15 Social media

Als je ons volgt op social media of met (of over) ons communiceert op social media, hebben we mogelijk toegang tot een deel van jouw openbare profielgegevens van dat social medium (afhankelijk van de privacyinstelling die je hebt gekozen voor deze social media accounts). Polarsteps kan ook social mediakanalen volgen en heeft hierdoor mogelijk toegang tot jouw openbare profielinformatie. 

Wij doen dit om onze activiteit op social media te verhogen, te reageren op vragen en de klanttevredenheid te analyseren. De wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze diensten. 

3.16 Algemene klanttevredenheidsonderzoeken

Polarsteps voert op verschillende manieren onderzoek onder klanten uit. Wanneer je contact opneemt met ons Community & Support-team of een Reisproduct koopt, kun je een uitnodiging ontvangen om deel te nemen aan een algemeen klanttevredenheidsonderzoek. Voor dit doeleinde verwerken wij informatie zoals jouw e-mailadres om je een link te kunnen sturen om deel te nemen aan het onderzoek en vervolgens de resultaten van het onderzoek (als je die wilt ontvangen). Deelname aan deze onderzoeken is altijd op vrijwillige basis. 

We gebruiken de onderzoeksresultaten om de kwaliteit van onze diensten en Reisproducten te verbeteren. De wettelijke grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze diensten. 

Wij verwijzen je naar paragraaf 3.20 hieronder voor meer informatie over hoe wij jouw persoonsgegevens kunnen verwerken voor de Polarsteps Research Community of specifieke Onderzoeksprojecten. 

3.17 Pushmeldingen, in-app berichten en e-mails

Polarsteps kan jou pushmeldingen sturen over updates, nieuwe functies en reisgerelateerde content. Pushmeldingen zijn gebaseerd op de actieve toestemming van de gebruiker (‘opt-in’). Je kunt pushmeldingen op elk gewenst moment in- of uitschakelen in de instellingen van je apparaat. Let erop dat meldingsvoorkeuren ingesteld worden per apparaat, dus de wijzigingen die je doorvoert op één apparaat zijn niet van toepassing op andere apparaten waar je de app op hebt geïnstalleerd. De wettelijke grondslag voor het versturen van pushmeldingen is jouw toestemming. Je geeft deze toestemming als je pushmeldingen op je apparaat instelt. Je kunt jouw toestemming op elk gewenst moment intrekken door pushmeldingen uit te schakelen in de instellingen van jouw apparaat. 

We kunnen je ook in-app berichten tonen zoals meldingen, banners en pop-ups als deel van jouw Polarsteps-ervaring. Dit zijn belangrijke onderdelen van het product en jouw toestemming is hiervoor niet vereist. De wettelijke grondslag voor het zenden van deze in-app berichten is de uitvoering van de overeenkomst met jou. 

De berichten die wij jou sturen kunnen gepersonaliseerd zijn op basis van informatie die wij van jou hebben, zoals je reisactiviteiten, gebruikerspatronen en Accountinformatie (bijvoorbeeld je aanstaande Trips, aantal Trips of het land waar je woont). We doen dit om zeker te weten dat de berichten die jij ontvangt relevant en nuttig voor je zijn. De wettelijke grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigd belang jou te voorzien van een gepersonaliseerde productervaring. 

Je kunt ook e-mails ontvangen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, zoals Accountbevestigingen, wachtwoordswijzingsverzoeken, bestelbevestigingen of wijzigingen in onze juridische documentatie. Deze e-mails blijf je ontvangen, zelfs als je je eerder uitgeschreven hebt voor andere berichten. 

Je kunt je abonneren op onze marketinge-mails voor reistips, inspiratie en nieuws over producten. De wettelijke grondslag hiervoor is jouw toestemming. Je kunt je op elk gewenst moment uitschrijven door op de ‘Uitschrijven’-knop te drukken die je in elke e-mail vindt. 

3.18 AI tools in onze dagelijkse bedrijfsvoering

We gebruiken verschillende AI tools om onze interne bedrijfsvoering te ondersteunen, waaronder klantenservice, softwareontwikkeling, interne communicatie, data-analyse en het maken van content. 

In de regel richten we ons gebruik van deze tools zo in, dat persoonsgegevens niet als input worden gebruikt. Iin bepaalde situaties kan het echter zijn dat persoonsgegevens verwerkt worden, bijvoorbeeld als een vraag voor de klantenservice persoonlijke informatie bevat of als een intern gedeelde code of document persoonsgegevens bevat. Dat is waarom we alleen werken met AI-aanbieders die gepaste technische en organisatorische beschermingsmaatregelen bieden en we gaan dataverwerkingsovereenkomsten aan met elke aanbieder om te waarborgen dat jouw gegevens worden behandeld overeenkomstig met de AVG. Als aanbieders buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn, zorgen we ervoor dat er passende waarborgen voor gegevensoverdracht zijn, zoals standaard contractbepalingen. 

Jouw persoonsgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Wanneer een aanbieder incidenteel een verwerking verricht die zou kunnen worden aangemerkt als modelverbetering, dan leggen wij daar contractueel beperkingen aan op en zorgen wij ervoor dat dit niet verder gaat dan strikt noodzakelijk voor de levering van de dienst aan ons.  

De wettelijke grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte bedrijfsvoering en het handhaven van de kwaliteit van onze diensten. We hebben de inschatting gemaakt dat jouw belangen niet zwaarder wegen dan dit belang, gezien het beperkte en incidentele karakter van de betreffende persoonsgegevens, de contractuele waarborgen die we van onze aanbieders eisen en het feit dat de gegevens niet worden gebruikt voor het trainen van AI. 

3.19 Ondersteuning van ons Polarsteps Community & Support-Team

Je kunt contact opnemen met ons Community & Support-Team voor hulp bij problemen met onze diensten. Afhankelijk van hoe je contact met ons opneemt, verwerken we mogelijk de volgende persoonsgegevens: jouw naam, e-mailadres, Accountinformatie en de inhoud van je communicatie met ons, inclusief bijlagen of screenshots die je ons stuurt. 

We bieden ondersteuning door middel van directe contactkanalen (zoals e-mail) en via de chatbot in ons Helpcentrum. Als je de chatbot van het Hulpcentrum gebruikt, wordt je gesprek opgenomen en verwerkt via een clouddienst van een derde partij. Bij het aangaan van een chat word je hierover geïnformeerd door de chatbot interface zelf; in deze Privacyverklaring staat beschreven hoe we omgaan met die gegevens.  

We verwerken deze gegevens om jouw ondersteuningsverzoek te behandelen en hierop te reageren, op basis van de uitvoering van ons contract met jou. Wanneer we support-communicatie gebruiken (in geanonimiseerde of samengevoegde vorm) voor het verbeteren van onze producten en voor onderzoek, dan doen we dat op basis van ons gerechtvaardigde belang bij het verbeteren van onze diensten. Support-communicatie wordt niet in herkenbare vorm voor deze doeleinden gebruikt. 

3.20 Polarsteps Onderzoeksgemeenschap en Feedback Projecten

Polarsteps organiseert diverse onderzoeksprojecten om feedback te verzamelen onder onze gebruikers om onze diensten, waaronder onze Reisproducten, te verbeteren. We doen dit door feedback van je te vragen via e-mail, in-app vragenlijsten of door video-interviews te doen. Deelname aan elke onderzoeksactiviteit is altijd op volledig vrijwillige basis. 

Polarsteps Onderzoeksgemeenschap

Je kunt je aanmelden voor de Polarsteps Onderzoeksgemeenschap via het registratieformulier. Bij het registreren verwerken we de persoonsgegevens die je invult op het registratieformulier, waaronder je naam, e-mailadres, geboortedatum en het land waar je woont (en, optioneel, je adres). We kunnen deze informatie aanvullen met functionele gegevens over hoe jij onze App en/of Website gebruikt, maar dat doen we alleen als je ons hiervoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld via onze cookiebanner. Op basis van deze informatie kunnen we je uitnodigen deel te nemen aan een bepaald onderzoeksproject. 

We verwerken de gegevens van jouw registratie op basis van jouw toestemming. Je kunt je op elk gewenst moment terugtrekken uit de Onderzoeksgemeenschap, zonder gevolgen voor jouw gebruik van Polarsteps. 

Deelname aan een specifiek Feedbackproject

We kunnen je ook uitnodigen om deel te nemen aan een specifiek Feedbackproject op basis van de manier waarop je de App en/of Website gebruikt. Deelname is altijd op vrijwillige basis en je kunt dit altijd weigeren of je deelname intrekken. 

We verwerken jouw gegevens voor Feedbackprojecten op basis van jouw toestemming, zowel voor het analyseren van jouw activiteit in de app met als doel jou als potentiële deelnemer te selecteren (hiervoor verwerken we jouw naam, e-mailadres, geboortedatum, het land waar je woont en optioneel jouw adres indien je dit met ons wilt delen voor een specifiek Feedbackproject), en om de antwoorden die je ons tijdens het project geeft te verwerken. 

Als je deelneemt aan een Feedbackproject via audiovisuele middelen (bijvoorbeeld een video-interview), dan verwerken we jouw audio- en video-opnames en de informatie uit jouw antwoorden. Gezien het persoonlijke karakter van audiovisuele opnames zijn we afhankelijk van jouw uitdrukkelijke toestemming voor deze verwerking. Je kunt deze toestemming op elk gewenst moment intrekken en dan stoppen we vanaf dat moment met het verwerken van jouw opnames. Opnames die al verwerkt zijn voor het moment van intrekking kunnen niet met terugwerkende kracht gewist worden als ze al zijn opgenomen in geanonimiseerde onderzoeksresultaten. 

Alle gegevens die betrekking hebben op de Polarsteps Onderzoeksgemeenschap en specifieke Feedbackprojecten worden maximaal vijf (5) jaar opgeslagen en daarna gewist. 

3.21 Externe dienstverleners

Polarsteps werkt samen met diverse externe dienstverleners (“Verwerkers”) om de App en/of Website te ontwikkelen, te onderhouden, te exploiteren en te verbeteren. We zijn verwerkersovereenkomsten aangegaan met alle Verwerkers, waardoor zij contractueel verplicht zijn jouw persoonsgegevens alleen volgens onze instructies en overeenkomstig met de AVG te verwerken. 

Tot de categorieën Verwerkers waarmee wij werken behoren: 

• Aanbieders van cloudinfrastructuur en hosting, die namens ons gegevens opslaan en verwerken in beveiligde datacenters; 

• Aanbieders van analyse- en prestatiemonitordiensten, die ons helpen begrijpen hoe de App en/of Website gebruikt worden en technische problemen opsporen;

• Betalingsverwerkers, die betalingen van Reisproducten, Cadeaubonnen en Polarsteps Plus-abonnementen behandelen;

• Print- en leveringspartners, die bestellingen van fysieke Reisproducten uitvoeren;

• Aanbieders van klantenserviceplatforms, die ons Hulpcentrum en onze Ondersteuningstools mogelijk maken;

• Aanbieders van AI en machine learning, die functies zoals de AI Trip Planner en de extractie van boekingsemails ondersteunen; 

• Aanbieders van abonnementsbeheer, die de toegangsrechten voor Polarsteps Plus beheren; 

• Marketing- en attributiebedrijven, die ons helpen de effectiviteit van onze eigen marketingcampagnes te meten, mits je hiervoor jouw toestemming geeft waar vereist is; en 

• Aanbieders van onderzoeks- en enquêteplatforms, die het verzamelen van feedback mogelijk maken via onze Onderzoeksgemeenschap en Feedbackprojecten. 

Indien Verwerkers buiten de EER gevestigd zijn, zorgen we ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals beschreven in Paragraaf 4. We beoordelen onze Verwerkers regelmatig en zullen deze paragraaf bijwerken als er wezenlijke veranderingen optreden op het gebied van verwerking. 

3.22 Gebruikersonderzoek bij Openbare Trips

Als je jouw Trip op openbaar zet, kunnen we jouw Door Gebruikers Gegenereerde Content gebruiken voor interne onderzoeksdoeleinden om onze diensten te verbeteren en nieuwe functies te ontwikkelen. Dit omvat ook het analyseren van reispatronen, gebruikersvoorkeuren en de kwaliteit van content om de Polarsteps-ervaring via onze Apps en/of Website naar een hoger niveau te brengen. We baseren deze verwerking op ons gerechtvaardigde belang bij het verbeteren van onze diensten. Waar mogelijk anonimiseren we gegevens of gebruiken we pseudoniemen voor dergelijke interne onderzoeksdoeleinden. 

3.23 Fusies en de bescherming van rechten 

Het kan zijn dat we jouw persoonsgegevens moeten verwerken om onze rechten of de rechten van derden te beschermen en om onze gebruiksvoorwaarden of andere beleidsregels te handhaven, bijvoorbeeld als reactie op een rechtsvordering of om onze intellectuele eigendomsrechten te beschermen. 

De wettelijke grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigde belang bij het beschermen van onze rechten en die van onze gebruikers. 

Bedrijfsoverdracht

In geval van een bedrijfsverkoop, fusie, overname, investering, verandering van zeggenschap of gehele of gedeeltelijke overdracht van Polarsteps, kan het zijn dat jouw persoonsgegevens gedeeld worden met of overgedragen worden aan de betreffende derde partij als deel van die transactie. Jouw gegevens worden overgedragen als onderdeel van het bedrijf en worden niet apart verkocht als commercieel product. 

Onder deze omstandigheden nemen wij redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat: 

• de ontvangende partij gehouden is aan contractuele verplichtingen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens op een manier die in lijn is met deze Privacyverklaring; 

• jouw persoonsgegevens uitsluitend gebruikt worden voor de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk verzameld zijn; en 

• indien de toepasselijke wetgeving dit voorschrijft, word je op de hoogte gesteld van de overdracht en krijg je de gelegenheid je rechten uit te oefenen. 

Indien een dergelijke overdracht resulteert in een wezenlijke verandering in de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan zullen wij jou op voorhand informeren overeenkomstig Paragraaf 1 van deze Privacyverklaring. 

De wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens in verband met een bedrijfsoverdracht is ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren, afronden en integreren van een dergelijke overdracht. Indien dit wettelijk vereist is vragen wij jouw toestemming of zullen wij voldoen aan alle aanvullende wettelijke verplichtingen voordat we jouw gegevens overdragen. 

4. Hoe delen we jouw persoonsgegevens? 

We verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden en we hebben niet de intentie dit in de toekomst te doen. 

We delen jouw persoonsgegevens alleen met derden, voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening aan jou zoals uiteengezet in paragraaf 3.21. 

We leveren persoonsgegevens aan derden die persoonsgegevens namens ons verwerken. We sluiten een overeenkomst met al onze Verwerkers waarin we hen wettelijk verplichten jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG te verwerken. 

Jouw persoonsgegevens worden alleen opgeslagen of verwerkt buiten de EER door ons of door derden als dit in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan landen buiten de EER. Dit betekent dat we jouw persoonsgegevens alleen aan landen buiten de EER overdragen als de Europese Commissie heeft besloten dat het derde land in kwestie een toereikend niveau van bescherming garandeert (een besluit inzake de toereikendheid heeft genomen), of andere passende waarborgen worden ingevoerd, zoals het gebruiken van ongewijzigde door de Europese Commissie goedgekeurde Standaard Contractsbepalingen. Je kunt de toereikendheidsbesluiten en meer informatie vinden in de Standaard Contractsbepalingen op de website van de Europese Commissie, via de hiervoor verstrekte links. 

Polarsteps streeft ernaar jouw persoonsgegevens altijd binnen de EER op te slaan. In sommige gevallen kan het zijn dat wij of de door ons gebruikte derde partijen jouw persoonsgegevens aan de volgende niet-EER landen overdragen: 

• Australië, op basis van Standaard Contractsbepalingen

• India, op basis van Standaard Contractsbepalingen

• Israël, op basis van het toereikendheidsbesluit voor Israël en Standaard Contractsbepalingen

• Het Verenigd Koninkrijk, op basis van het toereikendheidsbesluit voor het Verenigd Koninkrijk

• De Verenigde Staten, indien het bedrijf deelneemt aan het Data Privacy Framework, op basis van het toereikendheidsbesluit voor de Verenigde Staten en Standaard Contractsbepalingen. 

5. Hoe beveiligen wij jouw gegevens? 

Polarsteps neemt de bescherming van jouw persoonsgegevens serieus. We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om jouw informatie te waarborgen tegen misbruik, verlies, ongeoorloofde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. 

Deze maatregelen omvatten: 

• Alle persoonsgegevens die tussen jouw apparaat en ons systeem worden verzonden zijn versleuteld door middel van protocollen die voldoen aan de industrienormen (TLS/HTTPS). Gegevens die op onze server worden opgeslagen (inclusief jouw Accountgegevens en Content) worden in rust versleuteld. Dit geldt voor onze cloudinfrastructuur (AWS Europe), onze mediaopslag (video’s worden opgeslagen in Wasabi; afbeeldingen op AWS), en ons data warehouse (ClickHouse); 

• Toegang tot jouw persoonsgegevens binnen Polarsteps is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is. Intern gebruiken we op functie gebaseerde toegangscontroles om te verzekeren dat alleen bevoegde medewerkers en contractanten toegang hebben tot persoonsgegevens die relevant zijn voor hun functie. Onze systemen vereisen authenticatie en voor gevoelige handelingen zijn aanvullende controles vereist;

• We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn voor de diensten die wij verlenen. Indien mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren wij gegevens; zo worden analytische gegevens gepseudonimiseerd verwerkt (zie paragraaf 3.11). Verwijderde Content en Accounts worden direct van onze servers verwijderd en verwijdering door derde partijen kan tot 90 dagen duren. 

• We delen jouw gegevens alleen met externe verwerkers die toereikende waarborgen bieden. Alle verwerkers zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten. Als verwerkers buiten de EER gevestigd zijn, maken we gebruik van passende overdrachtsmechanismen zoals Standaard contractsbepalingen of toereikendheidsbesluiten. Tot de Verwerkers behoren aanbieders van clouddiensten, analyse-, betalings- en ondersteuningsdiensten. 

• We beschikken over interne procedures voor het rapporteren van en reageren op inbreuken op de bescherming van persoonsgegevens. In het geval van een inbreuk die waarschijnlijk een risico voor jouw rechten en vrijheden meebrengt, zullen wij de bevoegde toezichthoudende instantie binnen 72 uur op de hoogte brengen voor zover dit op grond van de AVG vereist is. Als de inbreuk een groot risico voor jou inhoudt, informeren we jou ook direct. 

• Medewerkers en contractanten van Polarsteps die omgaan met persoonsgegevens zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht en volgen trainingen op het gebied van gegevensbescherming. 

We evalueren en actualiseren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig om te kunnen reageren op veranderende bedreigingen en om de voortdurende bescherming van jouw gegevens te waarborgen. Hoewel geen enkel systeem absolute veiligheid kan garanderen, doen we ons uiterste best om jouw informatie zo goed mogelijk te beschermen. 

Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw gegevens beveiligen, neem dan contact met ons op via privacy@polarsteps.com of via ons Hulpcentrum. 

6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens? 

Bij Polarsteps willen we dat jij de controle over jouw gegevens hebt. Je kunt jouw content of jouw complete Account op elk moment verwijderen via de appinstellingen. Zodra je Content verwijderd is, is deze niet langer zichtbaar voor andere gebruikers en wordt deze ingepland voor verwijdering in overeenstemming met ons hieronder beschreven bewaarbeleid. Let op: het verwijderen van een Account is onomkeerbaar, dus we raden je aan je gegevens te downloaden voordat je hiervoor kiest (voor meer informatie, klik hier).

Als je Polarsteps met een Account gebruikt, bewaren we in beginsel jouw gegevens zo lang jouw Account actief is, tenzij een kortere of langere bewaartermijn van toepassing is op basis van het type gegevens, het doel waarvoor ze verzameld werden of onze wettelijke verplichtingen. Nadat je je Content of Account hebt verwijderd, verwijderen of anonimiseren wij jouw gegevens indien volledige verwijdering technisch niet haalbaar is of niet vereist volgens de bewaartermijnen zoals hieronder vermeld. Geanonimiseerde gegevens gelden niet langer als persoonsgegevens en vallen buiten het bereik van de Privacyverklaring. Daar waar we gebruik maken van anonimisering in plaats van verwijdering, gebruiken we een standaard die ervoor zorgt dat de gegevens niet meer direct of indirect naar jou teruggeleid kunnen worden. 

We bewaren bepaalde gegevens na het moment van verwijdering alleen als daartoe een wettelijke grondslag bestaat. Bijvoorbeeld wanneer een langere bewaartermijn noodzakelijk is om onze wettelijke positie of rechten te bepalen, verdedigen of uit te oefenen of als we verplicht zijn dit te doen onder een bindende beschikking of wettelijke verplichting. De toepasbare wettelijke grondslag voor elke categorie wordt in de onderstaande tabel vermeld.

* Gedurende de periode van 30 dagen na verwijdering worden je persoonsgegevens intern bewaard, maar zijn ze niet langer zichtbaar voor andere gebruikers. Gedurende deze periode vindt er geen nieuwe verwerking voor marketing- of analysedoeleinden meer plaats. Aan het einde van de periode van 30 dagen worden je gegevens permanent gewist of geanonimiseerd, tenzij er een andere bewaartermijn uit deze tabel van toepassing is. 

** Door Gebruikers Gegenereerde Content die door ons Redactieteam is geselecteerd om deel uit te maken van de Verkennen-content van Polarsteps en die door jou op openbaar is gezet, kan in volledig geanonimiseerde vorm worden bewaard na het verwijderen van een Account. Geanonimiseerde content kan niet meer worden teruggeleid naar jou. 

Externe verwerkers

We geven onze externe verwerkers de opdracht jouw gegevens in overeenstemming met de bovengenoemde bewaartermijnen te verwijderen. Vanwege de back-up- en verwijderingscycli kan het tot 90 dagen duren vanaf de datum waarop wij opdracht tot verwijdering geven voordat de gegevens volledig uit alle verwerkerssystemen verwijderd zijn. Gedurende deze periode vallen jouw gegevens nog steeds onder dezelfde geheimhoudings- en beveiligingsverplichtingen uit onze verwerkersovereenkomsten en worden ze niet actief verwerkt. 

Verwijdering van Inactieve Accounts 

Als je Account gedurende 3 jaar inactief is geweest op ons Platform (dat wil zeggen dat je via je account geen interactie hebt gehad met onze app of website), dan sturen we je drie herinneringen (zes, drie en één maand(en) voordat je 3 jaar inactief bent geweest). Elke melding biedt je de mogelijkheid je Account actief te houden. Als we geen antwoord ontvangen en je onderneemt geen actie binnen 30 dagen na de derde herinnering, dan worden je Account en alle bijbehorende gegevens (inclusief al je getrackte Trips) permanent verwijderd in overeenstemming met de hierboven vermelde bewaartermijnen. 

Boekingsinformatie

Indien je ervoor kiest boekingsinformatie van een Trip toe te voegen door een e-mail met boekingsbevestiging door te sturen, gebruikt Polarsteps een AI model om de relevante reisinformatie uit deze e-mail te identificeren en op te halen. De e-mail zelf wordt binnen 30 dagen na ontvangst verwijderd. De opgehaalde reisinformatie worden voor bewaardoeleinden behandeld als Door Gebruikers Gegenereerde Content. Jouw gegevens worden niet gebruikt om het AI model te trainen. De wettelijke grondslag voor deze verwerking is jouw toestemming. 

Als je vragen hebt over de bewaarduur van specifieke gegevens, neem dan contact op met ons via privacy@polarsteps.com of via ons Hulpcentrum. 

7. Welke rechten heb je? 

Zoals hierboven uitgelegd, heb jij de controle over de informatie die wij over jou bewaren en kun je jouw Privacyinstellingen op elk gewenst moment veranderen. Je kunt afzonderlijke Trips zien, aanpassen of verwijderen door naar de instellingen van elke Trip te gaan. Je kunt ook een kopie van al jouw gegevens maken of jouw Account verwijderen via de Accountinstellingen. Als je ons toestemming hebt gegeven voor bepaalde verwerkingsactiviteiten, dan kun je deze toestemming op elk gewenst moment intrekken. 

Je hebt het recht jouw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt ons ook vragen de verwerking of overdracht van jouw persoonsgegevens te beperken en je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen. 

Om je rechten uit te oefenen neem je contact met ons op via support.polarsteps.com/contact. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Wij vinden het geweldig dat je Polarsteps gebruikt om jouw Trips te plannen, tracken en herbeleven en we bedanken je dat je ons jouw persoonsgegevens toevertrouwt. We hopen dat onze Privacyverklaring duidelijk maakt hoe wij omgaan met jouw gegevens en je stimuleert om je gegevens op een verantwoorde manier te delen.