Déclaration de confidentialité

La présente Déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 1er octobre 2026. Nous vous informerons de toute modification importante apportée à la présente Déclaration de confidentialité.

1. Notre engagement en matière de confidentialité

Chez Polarsteps, nous savons que vous accordez une grande importance à la protection de votre vie privée. C'est également notre cas. Nous nous engageons à faire preuve de transparence à votre égard concernant nos pratiques en matière de données et souhaitons vous donner le contrôle des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet :

• Polarsteps ne vendra en aucun cas vos données à caractère personnel à des tiers

• Sous réserve que vous ne modifiiez pas les paramètres de l'application, vos voyages ne seront visibles que par les personnes abonnées à votre profil

• Vous disposez d'un contrôle total sur les personnes autorisées (ou non) à s'abonner à votre profil

• Vous pouvez choisir de masquer ou d'afficher votre localisation pendant vos trajets, ainsi que les points de départ et d'arrivée de votre voyage

Dans la présente Déclaration de confidentialité, nous vous expliquons les raisons pour lesquelles et la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, ainsi que vos droits concernant les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet.

2. À propos de Polarsteps

Avec Polarsteps, vous pouvez planifier, suivre et revivre vos voyages (« Voyages »). Vous pouvez utiliser votre compte Polarsteps via notre site web (www.polarsteps.com, « Site web ») et/ou notre application mobile, disponible sur iOS et Android (« Application », collectivement « Polarsteps »).

Pour vous permettre d'utiliser Polarsteps, nous devons traiter vos données à caractère personnel. Ce traitement peut inclure votre position (en temps réel) lorsque vous voyagez dans le cadre de vos Voyages. Bien que les données de localisation ne soient pas classées comme une catégorie particulière de données à caractère personnel au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) européen, elles peuvent être considérées comme des données sensibles en vertu des législations d'autres juridictions. Nous souhaitons que vous conserviez le contrôle total de vos données de localisation ; c'est pourquoi, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez, nous vous demanderons toujours votre consentement explicite avant tout traitement, sauf lorsque vous mettez à jour votre localisation manuellement dans le cadre de votre Voyage.

Toutes les données à caractère personnel sont collectées, traitées et sécurisées conformément au RGPD et à la législation applicable en matière de protection de la vie privée des États américains, y compris la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (California Consumer Privacy Act ou CCPA), telle que modifiée par la loi californienne sur la protection des données personnelles (California Privacy Rights Act ou CPRA). Nous, Polarsteps B.V., sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet dans le cadre de l'utilisation de notre Site web et de notre Application.

Polarsteps a désigné un délégué à la protection des données (DPO) chargé de contrôler nos pratiques en matière de protection des données et le respect de la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Vous pouvez contacter notre DPO à l'adresse dpo@polarsteps.com.

Pour toute question ou préoccupation concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter directement notre DPO.

Vous pouvez également adresser vos questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel à l'adresse privacy@polarsteps.com. Pour toute demande visant à exercer vos droits en tant que personne concernée au titre du RGPD, veuillez consulter notre Centre d'aide.

3. Comment collectons-nous et traitons-nous vos données à caractère personnel ?

3.1 Création d'un compte

Vous pouvez choisir de créer un « Compte » afin de planifier, suivre et revivre vos Voyages, mais aussi de suivre les Voyages de vos proches. Lorsque vous vous inscrivez pour créer un Compte, nous vous demandons de créer un profil Polarsteps en fournissant les informations suivantes : 

• Nom

• Adresse e-mail

• Ville de résidence (et non le nom de votre rue)

• Photo de profil

• Mot de passe de votre Compte

Vous pouvez également utiliser votre compte Apple ou Google pour vous inscrire ; dans ce cas, nous ne traiterons pas le mot de passe associé à votre compte Polarsteps. Si vous vous inscrivez à l'aide de votre compte Apple ou Google, nous aurons également accès aux informations publiques de votre profil, telles que votre nom, votre adresse e-mail et votre identifiant Apple ou Google.

Le traitement de ces données à caractère personnel est indispensable à l'exécution du contrat qui nous lie.

3.2 Utilisation de Polarsteps avec un Compte

Une fois votre Compte créé, tout est prêt pour commencer à utiliser Polarsteps. C'est vous qui décidez comment vous souhaitez utiliser Polarsteps. L'Application propose les Fonctionnalités suivantes :

• Inspiration de voyage : les fonctionnalités Explorer de Polarsteps vous permettent de découvrir les pays et destinations populaires auprès de vrai(e)s voyageur(euse)s, les lieux que vos proches affectionnent et des itinéraires adaptés à votre style de voyage. Vous pouvez également découvrir des contenus de voyage rédigés par notre équipe éditoriale et consacrés à des centaines de destinations. Vous avez trouvé une destination qui vous plaît ? Ajoutez-la à votre plan en un seul clic.

• Planification de voyage : les fonctionnalités Planifier de Polarsteps vous permettent de créer et d'organiser vos futurs Voyages. Vous pouvez créer un itinéraire (manuellement ou via notre Planificateur IA de voyage), définir vos dates de voyage et regrouper vos réservations de vols et d'hébergement au même endroit. Vous pouvez également enregistrer des notes et collaborer avec d'autres voyageur(euse)s en les invitant à un voyage partagé (en tant que Compagnon de voyage) via notre fonctionnalité Voyager ensemble.

• Suivi de voyage : les fonctionnalités de Suivi de Polarsteps tracent votre itinéraire pour vous (même lorsque vous êtes hors ligne), afin que vous n'ayez plus à reconstituer votre parcours de tête. Cette fonctionnalité enregistre également automatiquement des statistiques telles que les pays visités, les distances parcourues et le nombre de jours voyagés. En cours de trajet, vous pouvez créer des steps à certains endroits clés (« Steps ») en ajoutant des photos, des vidéos et des stories. Si vous choisissez de partager votre Voyage, vos proches peuvent le suivre en temps réel.

• Options Revivre : les fonctionnalités Revivre de Polarsteps vous permettent de revivre vos souvenirs de voyage. Votre itinéraire enregistré, vos photos, vos vidéos et vos stories de steps restent disponibles à tout moment dans l'Application ou sur le web, réunis dans une chronologie visuelle. D'un simple geste ou clic, vous pouvez ensuite transformer votre Voyage en un magnifique Travel Book à couverture rigide, en un Travel Poster, ou encore en un Reel de voyage ou Reel d'itinéraire numérique.

• Fonctionnalités S'abonner : les fonctionnalités S'abonner de Polarsteps permettent aux utilisateur(rice)s de voyager virtuellement aux côtés de leurs proches et d'autres voyageur(euse)s en temps réel, à mesure qu'ils et elles effectuent le suivi de leurs Voyages. Les utilisateur(rice)s peuvent retrouver leurs proches en se connectant à la liste de contacts de leur appareil ou via des suggestions établies en fonction des abonné(e)s qu'ils et elles ont en commun. Les utilisateur(rice)s peuvent ajouter ou supprimer des abonné(e)s à leur guise depuis l'onglet Moi.

À l'aide du bouton bascule de l'Outil de suivi de voyage dans les paramètres de Voyage, vous pouvez choisir de suivre automatiquement votre Voyage dans Polarsteps ou de désactiver le suivi en direct et d'ajouter des Steps manuellement. Vous ne souhaitez pas du tout suivre vos voyages ? Vous pouvez tout à fait utiliser Polarsteps uniquement pour planifier vos Voyages ou rester en contact avec vos proches qui voyagent. Vous contrôlez toujours vos données. En fonction de la manière dont vous utilisez Polarsteps (voir les Paramètres de confidentialité du compte et les Paramètres de confidentialité du Voyage ci-dessous), nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

• Vos informations personnelles : votre nom, votre photo de profil, votre ville de résidence, votre adresse e-mail et, à titre facultatif, votre biographie.

• Votre localisation (si vous nous avez accordé votre consentement à cet effet) afin que nous puissions vous fournir les fonctionnalités essentielles de Suivi de voyage, telles que l'enregistrement automatique de votre itinéraire sur une carte et l'affichage de votre position en temps réel si vous choisissez d'activer cette option.

• Le contenu que vous ajoutez, tel que les Voyages, les Steps, les avis, les photos, les vidéos, les spots, les mentions « J'aime », les commentaires, les conseils et plus encore (« Contenu »), y compris les balises de géolocalisation associées à ces photos/vidéos.

• Les personnes auxquelles vous êtes abonné(e) et celles qui sont abonnées à votre profil sur Polarsteps.

• Les informations techniques nécessaires au fonctionnement de l'Application, telles que votre adresse IP, le type d'appareil, le type de navigateur, la taille de l'écran et la langue préférée.

Le traitement de ces données à caractère personnel est indispensable à l'exécution du contrat qui nous lie.

3.2.1 Suppression de votre compte

Vous pouvez à tout moment supprimer l'ensemble de votre Contenu Polarsteps. Si vous supprimez votre Contenu, celui-ci ne sera plus visible par les autres utilisateur(rice)s et sera également supprimé définitivement de nos serveurs à l'issue d'un délai de 30 jours à compter de la suppression. Une fois votre Contenu supprimé, vous ne pourrez plus le récupérer.

Vous pouvez également supprimer l'intégralité de votre Compte. Dans ce cas, nous supprimerons définitivement vos données ; veuillez donc les télécharger au préalable. Veuillez noter qu'une fois votre Compte supprimé, vous ne pourrez plus le récupérer. Nous ne pouvons pas restaurer les Comptes supprimés. La suppression des données provenant de tiers peut prendre jusqu'à 90 jours.

3.2.2 Paramètres de confidentialité du Compte

Lorsque vous créez un Compte Polarsteps, vous acceptez que les informations suivantes soient visibles par tous les utilisateur(rice)s de Polarsteps, quels que soient vos paramètres de confidentialité :

• Votre nom, votre ville et votre pays de résidence.

• Le nombre de personnes abonnées à votre profil et le nombre de personnes auxquelles vous êtes abonné(e).

• La description de votre biographie personnelle (facultative).

Nous proposons deux paramètres de confidentialité pour votre Compte : 

• Uniquement les abonné(e)s que j'accepte

C'est vous qui décidez qui peut s'abonner à votre profil. Si une personne souhaite s'abonner à votre profil sur Polarsteps, vous pouvez accepter ou refuser cette demande.

• Tout le monde (« Public »)

Toute personne disposant d'un compte Polarsteps peut choisir de s'abonner à votre profil. Vous n'avez pas besoin d'approuver les demandes d'abonnement.

Merci de noter que, indépendamment du fait que votre Compte soit configuré sur Uniquement les abonné(e)s que j'accepte ou Tout le monde (« Public »), vous pouvez choisir différents paramètres de confidentialité pour les Voyages de votre Compte, y compris un paramètre entièrement privé (Moi seulement). Pour en savoir plus à ce sujet, consultez la section « Paramètres de confidentialité du Voyage » ci-dessous.

Le traitement de ces données à caractère personnel est indispensable à l'exécution de notre contrat qui nous lie.

3.3 Trouver vos ami(e)s sur Polarsteps

Vous souhaitez savoir qui parmi vos proches utilise également Polarsteps ? Vous pouvez facilement le découvrir en nous donnant accès à la liste de contacts de votre téléphone. Cette démarche est entièrement facultative. Dans ce cas, nous collectons et traitons les données suivantes :

• Les noms de vos contacts ;

• Les adresses e-mail de vos contacts.

Nous utilisons ces informations pour vous indiquer lesquels de vos contacts possèdent déjà un compte Polarsteps, et pour informer ces contacts que vous avez rejoint Polarsteps. Nous utilisons uniquement les adresses e-mail de vos contacts, qui sont transmises à nos serveurs afin de rechercher des correspondances avec nos utilisateurs existants. Nous ne conservons pas ces informations sur nos serveurs au-delà du strict nécessaire pour l'établissement des correspondances, et nous ne les utilisons à aucune autre fin (y compris à des fins de marketing auprès de vos contacts).

Nous traitons ces données uniquement avec votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement et cesser de partager votre liste de contacts avec nous à tout moment en révoquant l'autorisation Contacts dans les paramètres de votre appareil. Retirer votre consentement n'affecte pas le caractère licite des traitements effectués avant ce retrait.

3.4 Données de géolocalisation

Polarsteps vous permet de suivre vos Voyages et tous les lieux que vous avez visités. Pour ce faire, nous devons traiter vos données de localisation. Pour chaque Voyage, vous pouvez choisir de suivre automatiquement les Steps de votre Voyage ou de les ajouter manuellement.

• Saisie manuelle de vos données de localisation : si vous préférez ne pas enregistrer automatiquement votre localisation, vous pouvez ajouter manuellement des Steps et/ou des lieux visités afin d'afficher l'itinéraire que vous avez parcouru. Vous pouvez ajouter des photos, des vidéos ainsi que vos spots recommandés. Vous continuerez à disposer d'un journal de vos voyages, mais votre itinéraire ne sera pas suivi de manière détaillée et vous ne pourrez pas utiliser certaines fonctionnalités nécessitant un accès continu à votre localisation. Le fondement juridique repose sur l'exécution du contrat qui nous lie.

• Téléchargement automatique de vos données de localisation : vous pouvez également demander à Polarsteps de suivre automatiquement votre itinéraire en activant l'« Outil de suivi de voyage » dans les Paramètres de confidentialité du Voyage. Ainsi, vous pourrez visualiser chaque lieu de votre itinéraire. Lorsque vous partagez automatiquement votre localisation avec Polarsteps, nous pouvons également vous proposer des recommandations personnalisées sur les lieux à visiter et les activités proposées à proximité de votre position actuelle. Lorsque vous activez l'Outil de suivi de voyage, nous traitons vos données de localisation conformément à votre consentement. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en désactivant l'Outil de suivi de voyage dans les Paramètres de confidentialité du Voyage ou en révoquant les autorisations de localisation pour l'Application dans les paramètres de votre appareil.

• Partage de votre « Position en temps réel » pendant votre voyage : vous pouvez également contrôler le partage de votre position en temps réel. Les personnes qui se sont abonnées à votre Voyage avec votre consentement (voir « Paramètres de confidentialité du Voyage ») pourront consulter votre « Position en temps réel » si vous l'avez activée dans les Paramètres du Voyage. Si vous n'activez pas votre Position en temps réel, votre dernier Step publié s'affiche comme votre position en temps réel. Le partage de votre Position en temps réel pendant un Voyage est entièrement facultatif et repose sur votre consentement ; vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment dans les Paramètres de confidentialité du Voyage. Veuillez noter que vous pouvez également masquer vos emplacements de départ pour le début de vos Voyages (afin de préserver la confidentialité de l'emplacement exact de votre domicile, par exemple). Si votre Voyage se termine au même emplacement, ce lieu sera également masqué.

Traitons-nous également vos données de localisation lorsque vous n'êtes pas en voyage ? Uniquement avec votre consentement explicite et accordé séparément. Si vous avez accordé ce consentement, nous avons accès à vos données de localisation à d'autres fins que le suivi automatique de l'itinéraire de votre Voyage. Nous avons accès à votre position actuelle lorsque vous ouvrez l'application ou, de manière ponctuelle, en arrière-plan. Nous pouvons ainsi vous suggérer de créer un Voyage lorsque vous semblez être loin de votre ville de résidence (et donc potentiellement en voyage). Si vous avez accordé ce consentement, nous traitons uniquement votre dernière position connue (qui est stockée uniquement sur votre appareil, et non sur nos serveurs) et nous ne traitons jamais l'intégralité de votre historique de localisation (comme votre itinéraire).

Si vous ne souhaitez plus partager vos données de localisation avec nous, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et refuser l'accès à Polarsteps dans les paramètres de votre appareil.

Nous traitons toutes les données de géolocalisation intégrées aux photos ou vidéos que vous importez sur notre application afin d'indiquer le lieu où votre photo ou vidéo a été prise lors de votre (précédent) Voyage. Pour en savoir plus sur les personnes autorisées à voir vos photos et vidéos, veuillez consulter la section 3.5 Paramètres de confidentialité du Voyage ci-dessous.

3.5 Paramètres de confidentialité du Voyage (Qui peut voir ce voyage ?)

Pour chaque Voyage, vous pouvez définir les Paramètres de confidentialité du Voyage. Les Paramètres de confidentialité du Voyage que vous choisissez pour votre Voyage ont également une incidence sur les Statistiques de voyage visibles par vos abonné(e)s et par l'ensemble des utilisateur(rice)s de Polarsteps (y compris les personnes qui ne disposent pas d'un Compte).

Nous proposons trois paramètres pour les Voyages :

• Moi seulement : ce Voyage, y compris votre « Position en temps réel » (si elle est activée) et l'ensemble de votre Contenu, est uniquement visible par vous, en tant que journal de voyage personnel et privé. Si vous choisissez d'utiliser notre fonctionnalité Voyager ensemble avec un ou plusieurs Compagnons de voyage, l'option Moi seulement des Paramètres de confidentialité du Voyage est remplacée par Compagnons de voyage. Cela signifie que seul(e)s vous et vos Compagnons de voyage pouvez consulter votre « Position en temps réel » et l'ensemble de votre contenu.

Veuillez noter que Polarsteps a toujours accès à vos données, même lorsque le paramètre est défini sur Moi seulement ou Compagnons de voyage, et peut les utiliser pour créer des ensembles de données agrégés et anonymisés destinés à inspirer d'autres voyageur(euse)s. Ces données ne permettent en aucun cas de remonter jusqu'à vous.

• Abonné(e)s : seul(e)s vos Abonné(e)s (même si vous avez sélectionné l'option Tout le monde (« Public ») dans les Paramètres de confidentialité du compte) peuvent s'abonner à votre voyage, sauf si vous avez partagé le Lien secret de votre Voyage (voir ci-dessous).

• Tout le monde (Public) : tout le monde peut voir votre Voyage ainsi que ses détails. Le contenu est partagé avec tout le monde lorsque vous définissez le niveau de confidentialité d'un Voyage sur « Public ».

Si vous modifiez les paramètres de confidentialité d'un Voyage de Tout le monde (« Public ») à Abonné(e)s ou Moi seulement (ou Compagnons de voyage) ou si vous supprimez votre compte, Polarsteps cessera de présenter votre Contenu dans les rubriques rédactionnelles de la Plateforme dans un délai raisonnable. Veuillez noter que le contenu déjà intégré à des articles de voyage publiés ou à des supports similaires peut rester accessible.

Réfléchissez donc bien aux données que vous souhaitez partager et aux personnes avec lesquelles vous souhaitez les partager. Par défaut, lorsque vous créez un Voyage, celui-ci n'est visible que par vos abonné(e)s. Par défaut, votre lien de partage est défini sur « Lien pour les abonné(e)s seulement », mais vous pouvez également choisir de créer un « Lien secret » accessible à tout le monde (y compris aux personnes qui ne sont pas abonnées à votre compte ou même aux utilisateur(rice)s ne disposant pas d'un compte Polarsteps). Veuillez noter que lorsque vous définissez la confidentialité de votre Voyage sur Tout le monde (« Public »), n'importe qui peut voir votre position en temps réel (lorsque cette fonctionnalité est activée). Partagez donc votre contenu de manière réfléchie !

Faites particulièrement preuve de vigilance lorsque vous partagez le Lien secret de votre Voyage. Toutes les personnes avec lesquelles vous avez partagé votre Lien secret (qu'elles possèdent ou non un compte Polarsteps et que vous les ayez acceptées ou non en tant qu'abonné(e)s) peuvent consulter le Contenu de ce Voyage. Pour le moment, Polarsteps ne peut pas réinitialiser votre Lien secret si celui-ci est consulté par une personne à qui vous ne souhaitez pas partager votre Voyage ! Lorsque vous partagez un Lien secret avec d'autres personnes, demandez-leur toujours de ne pas le transmettre sans votre autorisation. Si vous souhaitez désactiver le Lien secret, vous devez modifier (et conserver) les Paramètres de confidentialité de votre Voyage en sélectionnant Moi seulement (ou Compagnons de voyage s'il s'agit d'un voyage « Voyager ensemble »). Ainsi, votre Voyage ne sera plus visible par vos abonné(e)s ni par toute autre personne qui y avait auparavant accès.  

Vous pouvez à tout moment modifier les paramètres de confidentialité de chaque Voyage.

3.5.1 Contenu généré par l'utilisateur(rice)

Chez Polarsteps, nous adorons inspirer (et être inspirés par) d'autres voyageur(euse)s. Vous pouvez choisir de définir les Paramètres de confidentialité de votre Voyage sur Tout le monde (« Public ») afin d'inspirer d'autres voyageur(euse)s. Ainsi, vous pouvez également partager publiquement les différents Steps de votre Voyage ou les spots et activités incontournables (« Astuces ») au sein d'un Step que vous avez découvert au cours de votre Voyage (tels que des restaurants, des activités ou d'autres pépites cachées). Cela implique que votre « Contenu généré par l'utilisateur(rice) », accessible au public, peut contribuer à enrichir Polarsteps et inspirer d'autres voyageur(euse)s à travers le monde.

En définissant les Paramètres de confidentialité d'un Voyage sur Tout le monde (« Public »), vous rendez ce Contenu accessible aux autres utilisateur(rice)s et, le cas échéant, aux utilisateur(rice)s ne disposant pas d'un compte Polarsteps. Les photos et vidéos que vous importez peuvent contenir des données de géolocalisation (telles que des coordonnées GPS intégrées dans les métadonnées du fichier). Nous traitons ces données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire à l'exécution du contrat qui nous lie et lorsque nous utilisons du Contenu public pour inspirer d'autres voyageur(euse)s ou améliorer Polarsteps, dans le cadre de nos intérêts légitimes à exploiter, améliorer et développer davantage nos services conformément à la présente Déclaration de confidentialité. Lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes, nous veillons toujours à trouver un juste équilibre entre nos intérêts et vos droits et libertés, et nous appliquons, autant que possible, des mesures de protection telles que l'agrégation et l'anonymisation.

Tout Contenu généré par l'utilisateur(rice) accessible au public (qu'il s'agisse d'un Voyage dans son intégralité ou d'Astuces distinctes) peut être sélectionné par notre équipe « Explorer » et/ou notre équipe éditoriale pour être utilisé dans le contenu de voyage intégré à l'application (concernant des pays, des destinations, des villes ou des spots). Votre Contenu généré par l'utilisateur(rice) peut également être utilisé à des fins de recherche interne sur les utilisateur(rice)s, par exemple pour mieux comprendre comment nos utilisateur(rice)s voyagent et interagissent avec notre plateforme. Si votre Contenu généré par l'utilisateur(rice) est sélectionné par notre équipe « Explorer » et/ou notre équipe éditoriale pour les Astuces et les Voyages complets, votre prénom et votre le profil de votre Compte seront également visibles (cela ne s'applique pas à l'utilisation d'une simple image). Ces informations de Compte sont déjà accessibles au public sur Polarsteps pour les autres utilisateur(rice)s qui consultent votre profil (même si celui-ci est configuré sur Uniquement les abonné(e)s que j'accepte).

Nous créons des ensembles de données statistiques agrégés et anonymisés à partir du Contenu généré par l'utilisateur(rice) concernant les expériences de voyage, conformément à nos intérêts légitimes et à ceux de nos utilisateur(rice)s, afin d'améliorer continuellement Polarsteps.

3.6 Utilisation de Polarsteps sans compte

Il est possible d'utiliser Polarsteps sans disposer d'un Compte afin de consulter les Voyages publics et les Voyages pour lesquels vous avez reçu un Lien secret. Il n'est pas possible d'interagir avec les utilisateur(rice)s de Polarsteps ni de planifier, de suivre ou de revivre des Voyages sans disposer d'un Compte.

Dans le but de faciliter une utilisation limitée de Polarsteps sans Compte, nous traitons uniquement les informations techniques nécessaires à la mise à disposition du Site web, telles que votre adresse IP, le type d'appareil, le type de navigateur et la langue préférée. Nous traitons ces données en vertu de notre intérêt légitime à exploiter et à sécuriser Polarsteps, ainsi qu'à vous fournir un accès de base aux Voyages publics. Lorsque nous avons recours à des cookies ou à des technologies similaires qui ne sont pas strictement nécessaires, nous vous demanderons votre consentement via notre bannière de cookies (voir la section 3.14 Cookies ci-dessous).

3.7 Commande de Produits de voyage Polarsteps

Pour revivre vos Voyages, vous pouvez commander des produits personnalisés à partir de votre ou vos Voyage(s) enregistré(s), tels qu'un Travel Book et un Travel Poster (« Produits de voyage »). Rendez-vous sur nos pages Produits de voyage (comme les Travel Books et les Travel Posters) afin de découvrir notre offre actuelle de Produits de voyage.

Nous sommes amenés à traiter les données suivantes afin de créer votre Produit de voyage personnalisé : 

• Si vous disposez d'un Compte Polarsteps, les informations relatives à votre Compte Polarsteps (nom, adresse e-mail, photo de profil, pays et ville de résidence) ;

• Le Contenu que vous avez inclus dans le Produit de voyage ;

• Les informations d'expédition, telles que votre adresse de livraison ;

• Les informations de paiement et de facturation ;

• Le cas échéant, le code et la valeur de votre Carte cadeau (voir la section « Cartes cadeaux » ci-dessous).

Notre contrat conclu avec vous constitue le fondement juridique du traitement de ces données à caractère personnel. Nous devons partager vos données à caractère personnel avec certains tiers (pour le traitement du paiement, l'impression et la livraison des produits). Ceux-ci conservent vos informations d'expédition et de paiement afin que, si vous commandez un autre Produit de Voyage, vous n'ayez pas à saisir à nouveau vos coordonnées.

3.8 Cartes cadeaux

Vous pouvez commander une « Carte cadeau » afin d'offrir un Produit de voyage à un(e) utilisateur(rice) de Polarsteps que vous suivez sur Polarsteps. Vous pouvez commander une Carte cadeau de deux manières : soit en vous rendant sur la page Cartes cadeaux de notre Site web et en saisissant l'adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez envoyer la Carte Cadeau, soit en vous rendant sur le Voyage de la personne que vous suivez dans l'Application ou sur le Site web et en cliquant sur « Acheter une carte cadeau ». Veuillez noter que, dans les deux cas, vous devez indiquer la vraie adresse e-mail du destinataire. Une fois votre achat effectué, nous envoyons au destinataire un code unique correspondant à sa Carte cadeau. Le destinataire peut utiliser la Carte cadeau afin de régler (en partie) n'importe quel Produit de voyage.

Lorsque vous achetez une Carte cadeau et que nous transmettons le code unique de la Carte cadeau au destinataire, nous traitons les données suivantes :

• Les informations relatives à votre Compte Polarsteps (nom, adresse e-mail, photo de profil, pays et ville de résidence) ;

• Le nom et l'adresse e-mail du destinataire ;

• Le code et la valeur de la Carte cadeau ;

• Les informations de paiement et de facturation.

Ces données sont indispensables à l'exécution du contrat qui nous lie, afin de générer le code de votre Carte cadeau, de faciliter le paiement et de fournir au destinataire le code unique nécessaire à l'utilisation de la Carte cadeau. Nous conservons les informations de paiement relatives aux Cartes cadeaux aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et fiscales et traiter toute question concernant votre achat, généralement pendant une durée maximale de 7 ans, après quoi elles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

3.9 Planificateur IA de voyage de Polarsteps

Vous ne savez pas encore où votre prochain Voyage vous mènera ? En utilisant le Planificateur IA de voyage de Polarsteps, nous pouvons organiser votre prochain Voyage et personnaliser votre itinéraire pour vous.

Pour créer votre itinéraire personnalisé, nous analysons vos précédents Voyages suivis sur Polarsteps ainsi que toutes les autres invites que vous ajoutez au Planificateur IA de voyage, afin de pouvoir vous proposer un itinéraire sur mesure. L'utilisation du Planificateur IA de voyage est entièrement facultative.

Notre Planificateur IA de voyage utilise le moteur Claude développé par Anthropic PBC. Anthropic traite les données à caractère personnel utilisées pour le Planificateur IA de voyage en notre nom en tant que sous-traitant, sous réserve de restrictions contractuelles visant à interdire l'utilisation de vos données à caractère personnel pour entraîner des modèles d'IA généralisés, exception faite des cas où cela s'avère indispensable pour nous fournir le service. Si vous décidez d'utiliser notre Planificateur IA de voyage, nous vous demanderons systématiquement votre consentement afin de traiter les données suivantes à cette fin :

• Les informations relatives à votre Compte Polarsteps (nom, adresse e-mail, photo de profil, pays et ville de résidence) ;

• Le Contenu de votre profil.

Nous traitons ces données après avoir obtenu votre consentement. Avant d'utiliser le Planificateur IA de voyage, nous vous demanderons votre consentement pour utiliser vos données afin de générer des itinéraires Polarsteps personnalisés. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

3.10 Polarsteps Plus

Nous proposons un abonnement payant appelé Polarsteps Plus, qui vous donne accès à certaines fonctionnalités premium (rendez-vous sur  polarsteps.com/plus pour obtenir plus d'informations). Vous pouvez souscrire et gérer votre abonnement Polarsteps Plus via l'App Store d'Apple ou le Google Play Store.

Dans le cadre du traitement de votre abonnement et afin de vous donner accès aux fonctionnalités de Polarsteps Plus, nous traitons les données suivantes :

• Les informations relatives à votre compte Polarsteps (nom, adresse e-mail, photo de profil, pays et ville de résidence) ;

• Type d'abonnement

• Identifiants de transaction et/ou d'abonnement fournis par Apple ou Google

Nous utilisons RevenueCat pour gérer votre abonnement et vérifier vos droits. RevenueCat reçoit, en notre nom, votre identifiant de profil unique et l'historique de vos achats de la part d'Apple et de Google. Nous ne recevons pas l'intégralité de vos informations de paiement, car les paiements sont traités directement par Apple ou Google conformément à leurs propres conditions générales et politiques de confidentialité.

Nous conservons vos données d'abonnement tant que votre abonnement est actif, ainsi que pendant les 3 années suivantes, afin de traiter tout litige ou toute demande relative à votre abonnement.

Le fondement juridique de ce traitement est l'exécution du contrat qui nous lie à vous.

3.11  Amélioration, sécurisation et optimisation de Polarsteps

Nous nous efforçons en permanence d'améliorer Polarsteps pour nos utilisateur(rice)s. Nous avons à cœur d'offrir à nos utilisateur(rice)s la meilleure expérience possible avec Polarsteps. C'est la raison pour laquelle nous avons besoin de certaines données de performance afin d'optimiser votre expérience et d'améliorer davantage nos services. Cela concerne, par exemple, les données suivantes :

• La manière dont vous interagissez avec notre Application et/ou notre Site web, y compris vos termes de recherche et votre historique, vos pages consultées et vos interactions avec d'autres utilisateur(rice)s de Polarsteps

• Les informations relatives à votre appareil, telles que le modèle du matériel, la version du système d'exploitation, l'identifiant unique, le type de navigateur, la langue et les informations Wi-Fi

• Les données de localisation (au niveau de la ville)

• Les informations collectées par les cookies et les technologies similaires

• Les données relatives aux plantages

Lorsque nous utilisons des cookies ou des technologies de suivi similaires à des fins d'analyse, d'attribution ou de mesure de l'efficacité de notre propre marketing, cela se fait uniquement dans le respect de la législation applicable et de vos préférences. Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel et nous ne les partageons pas avec des tiers à des fins de publicité comportementale inter-sites ou de publicité ciblée. Pour obtenir des informations complètes sur les cookies que nous utilisons et sur la manière de gérer vos préférences, veuillez vous reporter à la section 3.14 Cookies et technologies de suivi similaires ci-dessous.

Grâce à nos outils de gestion des cookies, vous disposez d'un contrôle total sur les cookies que nous installons sur votre appareil. Lorsque votre consentement est requis pour les cookies non essentiels, nous n'installerons ces cookies qu'après avoir obtenu votre consentement. Vous pouvez à tout moment modifier ou retirer vos préférences en matière de cookies.

Nous procédons également à des essais, tels que des tests A/B, afin de comprendre comment les modifications apportées à l'Application et/ou au Site web influencent votre expérience, et de déterminer quelle version d'une fonctionnalité fonctionne le mieux. Dans le cadre de ces essais, vous pouvez être intégré(e) à un groupe test et voir s'afficher une version d'une fonctionnalité ou d'une expérience différente de celle des autres utilisateur(rice)s. Lorsque nous traitons des données à caractère personnel à des fins d'essais, nous limitons ce traitement autant que possible, par exemple en regroupant les données ou en utilisant des pseudonymes.

Le fondement juridique du traitement à des fins d'analyse et d'optimisation repose sur notre intérêt légitime à améliorer l'Application et/ou le Site web, à comprendre leur utilisation et à résoudre les problèmes. Lorsque des cookies non essentiels ou des technologies similaires sont utilisés, le fondement juridique est votre consentement, tel qu'il est accordé via l'outil de gestion des cookies décrit ci-dessus.

3.12 Transfert d'e-mails (Planificateur de voyage)

Vous souhaitez ajouter vos réservations de vol ou d'hébergement à un Voyage planifié dans Polarsteps ? Transférez simplement vos e-mails de confirmation de réservation à l'adresse plan@polarsteps.com. À l'aide d'un outil d'IA (tel que décrit à la section 3.9, « Planificateur IA de voyage »), nous extrairons automatiquement les informations de réservation pertinentes (notamment votre numéro de vol, les aéroports et villes de départ et d'arrivée, ou l'adresse et la ville de votre hébergement, ainsi que votre référence de réservation et vos dates de voyage) et les associerons à votre Voyage planifié en fonction de votre adresse e-mail et de vos dates de voyage. Les e-mails transférés sont supprimés dans les 30 jours suivant leur réception.

Les e-mails originaux sont supprimés dans les 30 jours suivant leur réception. Les détails de réservation extraits sont conservés comme faisant partie de votre Voyage tant que votre compte est actif ou jusqu'à ce que vous les supprimiez.

Le fondement légal de ce traitement est votre consentement. Si vous ne souhaitez plus que nous traitions vos e-mails, vous pouvez simplement ne plus utiliser cette fonctionnalité. Cela n'affecte pas le caractère licite des traitements effectués avant le retrait de votre consentement.

3.13 Extension de navigateur (Planificateur de voyage)

L'extension de navigateur Polarsteps (l'« Extension ») vous permet d'enregistrer des destinations, d'importer des idées de voyage et de commencer à organiser votre prochain Voyage directement depuis votre navigateur, sans ouvrir l'Application.

Lorsque vous installez l'Extension et que vous la connectez à votre compte Polarsteps, nous traitons les données suivantes pour assurer le bon fonctionnement de l'Extension :

• Les informations relatives à votre Compte Polarsteps (nom, adresse e-mail, identifiant du compte), afin d'associer ce que vous enregistrez dans l'Extension à votre Compte ;

• Les URL et les titres des pages liées au voyage avec lesquelles vous interagissez activement via l'Extension (par exemple, lorsque vous cliquez sur l'icône Polarsteps pour enregistrer une destination ou importer une réservation) ;

• Des informations techniques telles que le type de navigateur que vous utilisez, la version de l'Extension et le système d'exploitation de votre appareil, afin de garantir le bon fonctionnement de l'Extension

L'Extension traite uniquement les données relatives aux pages avec lesquelles vous interagissez activement en cliquant sur le bouton Polarsteps. Nous ne surveillons pas votre historique de navigation général en arrière-plan.

En ce qui concerne le traitement des informations de votre Compte, le fondement juridique est l'exécution du contrat qui nous lie à vous. Pour le traitement de vos données d'interaction de navigation, nous nous appuyons sur votre consentement, lequel vous est demandé lors de la première installation de l'Extension et de l'activation de ses fonctionnalités de planification de voyage. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en désinstallant l'Extension ou en désactivant ses autorisations dans les paramètres de votre navigateur.

Les données d'interaction de navigation traitées via l'extension sont supprimées dans un délai de 90 jours, sauf si vous les avez enregistrées dans un Voyage, auquel cas ces dernières sont conservées dans le cadre de votre Contenu généré par l'utilisateur(rice) et soumises aux délais de conservation prévus à la Section 6. Les données techniques et de journal sont conservées pendant 90 jours, conformément à notre politique standard de conservation des journaux.

L'Extension utilise la même infrastructure et les mêmes Sous-traitants que ceux décrits à la Section 3.9. Nous ne partageons pas les données de l'Extension avec d'autres tiers. Lorsque des données sont transférées en dehors de l'EEE, les mesures de protection décrites à la Section 4 s'appliquent.

Dans le cas où nous ajouterions à l'Extension de nouvelles fonctionnalités nécessitant le traitement de données supplémentaires, nous vous demanderons à nouveau votre consentement avant que ces modifications n'entrent en vigueur.

3.14 Cookies et technologies de suivi similaires

Lorsque vous consultez notre Application et/ou notre Site web, de petits fichiers texte sont enregistrés sur votre ordinateur, votre smartphone ou tout autre appareil. Ces fichiers sont appelés des « Cookies ». Les Cookies nous aident à assurer le bon fonctionnement du Site web et de l’Application, à les analyser et à les personnaliser.

De même, lorsque vous ouvrez un e-mail provenant de Polarsteps, une petite image invisible intégrée au corps de l'e-mail peut se charger. Nous les appelons des « Pixels » (également appelés pixels de suivi ou balises web). Les pixels nous permettent de savoir si et à quel moment nos e-mails sont ouverts ou font l'objet d'un clic, ce qui nous permet d'évaluer et d'améliorer nos communications. Nous n'utilisons pas de pixels lorsque la législation applicable exige un consentement préalable ou en restreint l'utilisation.

Polarsteps ne place pas de cookies de suivi tiers sur votre appareil afin de personnaliser le contenu ou d'afficher des publicités de tiers, et nous ne vendons pas vos données à des annonceurs. Lorsque nous utilisons des cookies, des pixels ou des technologies similaires à des fins d'analyse interne et de marketing limité lié à Polarsteps (par exemple, l'attribution d'installations d'applications), nous le faisons conformément à la législation applicable et à vos préférences. Pour obtenir des informations complètes sur les cookies que nous utilisons et sur la manière de gérer vos préférences, veuillez vous reporter à :

• notre Bannière de cookies dans l'application, accessible via vos paramètres « Cookies et suivi » intégrés à l'application ; et

• notre Bannière de cookies sur le web, accessible via le lien « Cookies » situé en pied de page de notre Site web.

3.15 Réseaux sociaux

Si vous nous suivez sur les réseaux sociaux ou si vous communiquez avec nous (ou à notre sujet) sur ces réseaux, nous pouvons avoir accès à une partie des données de votre profil public sur lesdits réseaux sociaux (en fonction des paramètres de confidentialité que vous avez choisis pour ces comptes de réseaux sociaux). Polarsteps peut également suivre des comptes sur les réseaux sociaux et, ce faisant, avoir accès aux informations de votre profil public.

Nous procédons ainsi afin de renforcer notre présence sur les réseaux sociaux, de répondre aux demandes et d'analyser la satisfaction client. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime à améliorer nos services.

3.16 Enquêtes générales de satisfaction client

Polarsteps mène des enquêtes de satisfaction client de plusieurs manières. Si vous contactez notre Équipe Communauté et assistance ou si vous achetez un Produit de voyage, vous pouvez recevoir une invitation à participer à une enquête générale de satisfaction client. Dans ce but, nous traitons des informations telles que votre adresse e-mail afin de vous envoyer un lien pour participer à l'enquête et, par la suite, les résultats de celle-ci (si vous souhaitez les recevoir). La participation à ces enquêtes relève toujours du volontariat.

Nous utilisons les résultats des enquêtes pour améliorer la qualité de nos services et de nos Produits de voyage. Le fondement juridique de cette utilisation est notre intérêt légitime à améliorer nos services.

Pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de la Communauté de recherche Polarsteps ou de Projets de recherche spécifiques, veuillez vous reporter au paragraphe 3.20 ci-dessous.

3.17 Notifications push, messages dans l'application et e-mails

Polarsteps peut vous envoyer des notifications push concernant des mises à jour, de nouvelles fonctionnalités et du contenu lié aux voyages. Les notifications push sont soumises à votre autorisation préalable. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications push à tout moment dans les paramètres de votre appareil. Nous attirons votre attention sur le fait que les préférences en matière de notifications sont définies par appareil ; par conséquent, les modifications que vous effectuez sur un appareil ne s'appliquent pas aux autres appareils sur lesquels l'application est installée. Votre consentement constitue le fondement juridique de l'envoi de notifications push. Vous accordez ce consentement lorsque vous activez les notifications push sur votre appareil. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en désactivant les notifications push dans les paramètres de votre appareil.

Nous pouvons également afficher des messages dans l'application, tels que des notifications, des bannières et des fenêtres contextuelles, dans le cadre de votre expérience Polarsteps. Ces éléments font partie intégrante du produit et ne requièrent pas votre consentement. Le fondement juridique de l'envoi de tels messages dans l'application est l'exécution du contrat qui nous lie à vous.

Les communications que nous vous envoyons peuvent être personnalisées en fonction des informations dont nous disposons à votre sujet, telles que votre activité de voyage, vos habitudes d'utilisation et les informations relatives à votre Compte (par exemple, vos prochains Voyages, le nombre de Voyages ou votre pays de résidence). Cette démarche vise à garantir que les communications que vous recevez sont pertinentes et utiles pour vous. Le fondement juridique de cette pratique est notre intérêt légitime à vous offrir une expérience produit personnalisée.

Vous pouvez également recevoir des e-mails nécessaires à l'exécution du contrat conclu avec vous, tels que des confirmations de Compte, des demandes de réinitialisation de mot de passe, des confirmations de commande ou des modifications apportées à nos documents juridiques. Vous continuerez à recevoir ces e-mails même si vous vous êtes précédemment désabonné(e) d'autres communications.

Vous pouvez vous abonner à nos e-mails marketing afin de recevoir des conseils de voyage, des idées et des actualités sur nos produits. Votre consentement constitue le fondement juridique de cette pratique. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le bouton « Se désabonner » figurant dans chaque e-mail.

3.18 Outils d'IA dans nos opérations commerciales quotidiennes

Nous utilisons divers outils d'IA afin de faciliter nos opérations commerciales internes, notamment le service client, le développement de logiciels, la communication interne, l'analyse de données et la création de contenu.

En règle générale, nous concevons l'utilisation de ces outils de manière à ce qu'aucune donnée à caractère personnel ne soit utilisée comme donnée d'entrée. Toutefois, dans certaines situations, des données à caractère personnel peuvent être traitées, par exemple lorsqu'une demande adressée au service client contient des informations personnelles ou lorsque du code ou des documents partagés en interne comportent des données à caractère personnel. C'est pour cette raison que nous travaillons exclusivement avec des prestataires d'IA qui offrent les garanties techniques et organisationnelles appropriées, et que nous concluons des accords de traitement des données avec chaque prestataire afin de garantir que vos données sont traitées conformément au RGPD. Lorsque les prestataires sont situés hors de l'Espace économique européen, nous veillons à ce que des garanties de transfert appropriées soient mises en place, telles que des clauses contractuelles types.

Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA. Lorsqu'un prestataire effectue un traitement accessoire pouvant être qualifié d'amélioration du modèle, nous le limitons contractuellement et veillons à ce qu'il ne dépasse pas ce qui est strictement nécessaire à la fourniture du service qui nous est destiné.

Le fondement juridique de ce traitement réside dans notre intérêt légitime à gérer efficacement notre activité et à maintenir la qualité de nos services. Nous avons estimé que cet intérêt n'était pas supplanté par les vôtres, compte tenu de la nature limitée et accessoire des données à caractère personnel concernées, des garanties contractuelles que nous exigeons de la part des prestataires et du fait que les données ne sont pas utilisées à des fins d'entraînement de l'IA.

3.19 Assistance fournie par l’Équipe Communauté et assistance de Polarsteps

Vous pouvez contacter notre Équipe Communauté et assistance pour obtenir de l'aide concernant tout problème lié à nos services. Selon le moyen par lequel vous nous contactez, nous pouvons être amené(e)s à traiter les données à caractère personnel suivantes : votre nom, votre adresse e-mail, les informations relatives à votre Compte, ainsi que le contenu de vos communications avec nous, y compris les pièces jointes ou captures d'écran que vous nous fournissez.

Nous proposons une assistance via des canaux de contact directs (tels que les e-mails) et via le chatbot (agent conversationnel) de notre Centre d'aide. Lorsque vous utilisez le chatbot du Centre d'aide, votre conversation est enregistrée et traitée via un service cloud tiers. Lorsque vous lancez une conversation, vous en serez informé(e) directement dans l'interface du chatbot ; la présente Déclaration de confidentialité régit la manière dont nous traitons ces données.

Nous traitons ces données afin de traiter et de répondre à votre demande d'assistance, dans le cadre de l'exécution du contrat qui nous lie à vous. Lorsque nous utilisons les communications d'assistance (sous forme anonymisée ou agrégée) à des fins d'amélioration des produits et de recherche, nous le faisons dans le cadre de notre intérêt légitime à améliorer nos services. Aucune communication d'assistance n'est utilisée sous quelque forme identifiable que ce soit à ces fins.

3.20 Communauté de recherche Polarsteps et Projets de collecte de retours d'expérience

Polarsteps organise divers projets de recherche visant à recueillir les retours d'expérience de nos utilisateur(rice)s afin d'améliorer nos services, y compris nos Produits de voyage. Pour ce faire, nous vous demandons vos retours par e-mail, via des enquêtes intégrées à l'application ou en menant des entretiens vidéo. La participation à toute activité de recherche est systématiquement entièrement volontaire.

Communauté de recherche Polarsteps

Vous pouvez vous inscrire à la Communauté de recherche Polarsteps via le formulaire d'inscription. Lors de votre inscription, nous traitons les données à caractère personnel que vous fournissez dans le formulaire d'inscription, notamment votre nom, votre adresse e-mail, votre date de naissance et votre pays de résidence (et, selon votre choix, votre adresse personnelle). Nous pouvons éventuellement ajouter des données fonctionnelles concernant votre utilisation de notre Application et/ou de notre Site web, mais uniquement si vous nous avez accordé votre consentement à cet effet, par exemple via notre bannière de cookies. En fonction de ces informations, nous pouvons vous inviter à participer à un projet de recherche spécifique.

Nous traitons vos données d'inscription conformément à votre consentement. Vous pouvez vous désinscrire de la Communauté de recherche à tout moment, sans que cela n'ait de conséquence sur votre utilisation de Polarsteps.

Participation à un Projet de collecte de retours d'expérience spécifique

Nous pouvons également vous inviter à participer à un Projet de collecte de retours d'expérience spécifique en fonction de la manière dont vous interagissez avec l'Application et/ou le Site web. La participation est toujours volontaire, et vous pouvez refuser ou vous retirer à tout moment.

Nous traitons vos données dans le cadre des Projets de collecte de retours d'expérience conformément à votre consentement, tant pour analyser votre activité sur l'application afin de vous sélectionner en tant que participant(e) potentiel(le) (pour ce faire, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, votre date de naissance, votre pays de résidence et, à titre facultatif, votre adresse si vous décidez de nous la communiquer pour un Projet de collecte de retours d'expérience spécifique), que pour traiter les réponses que vous fournissez au cours du projet.

Lorsque vous participez à un Projet de collecte de retours d'expérience par des moyens audiovisuels (c'est-à-dire un entretien vidéo), nous traitons vos enregistrements audio et vidéo ainsi que les informations contenues dans vos réponses. Compte tenu du caractère personnel des enregistrements audiovisuels, nous nous appuyons sur votre consentement explicite pour ce traitement. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, auquel cas nous cesserons de traiter vos enregistrements à l'avenir. Les enregistrements déjà traités avant le retrait de votre consentement ne peuvent pas être supprimés rétroactivement s'ils ont déjà été intégrés dans des résultats de recherche anonymisés.

Toutes les données liées à la Communauté de recherche Polarsteps et aux Projets de collecte de retours d'expérience spécifiques sont conservées pendant une durée maximale de cinq (5) ans et seront supprimées par la suite.

3.21 Prestataires de services tiers

Polarsteps collabore avec divers prestataires de services tiers (« Sous-traitants ») afin de développer, maintenir, exploiter et améliorer l'Application et/ou le Site web. Nous avons conclu des accords de traitement des données avec tous les Sous-traitants, qui les engagent contractuellement à traiter vos données à caractère personnel uniquement selon nos instructions et conformément au RGPD.

Les catégories de Sous-traitants avec lesquels nous travaillons comprennent notamment :

• Des fournisseurs d'infrastructures cloud et d'hébergement, qui stockent et traitent les données pour notre compte dans des centres de données sécurisés ;

• Des fournisseurs de services d'analyse et de suivi des performances, qui nous aident à comprendre comment l'Application et/ou le Site web sont utilisés, et à identifier les problèmes techniques ;

• Des Prestataires de paiement, qui gèrent les paiements liés aux Produits de voyage, aux Cartes cadeaux et aux abonnements Polarsteps Plus ;

• Des partenaires d'impression et de livraison, qui exécutent les commandes de Produits de voyage physiques ;

• Des fournisseurs de plateformes d'assistance client, qui assurent le fonctionnement de notre Centre d'aide et de nos outils d'assistance ;

• Des fournisseurs de solutions d'IA et d'apprentissage automatique, qui prennent en charge des fonctionnalités telles que le Planificateur IA de voyage et l'extraction des e-mails de réservation ;

• Des fournisseurs de gestion des abonnements, qui gèrent les droits d'accès à Polarsteps Plus ;

• Des fournisseurs de services de marketing et d'attribution, qui nous aident à mesurer l'efficacité de nos propres campagnes marketing, sous réserve de votre consentement lorsque cela est requis ; et

• Des fournisseurs de plateformes de recherche et d'enquêtes, qui facilitent la collecte de retours d'expérience via notre Communauté de recherche et nos Projets de collecte de retours d'expérience.

Lorsque les Sous-traitants sont situés en dehors de l'EEE, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place, comme décrit à la Section 4. Nous procédons à un examen régulier de nos Sous-traitants et mettrons à jour la présente section si des changements significatifs surviennent dans notre environnement de sous-traitance.

3.22 Recherche auprès des utilisateur(rice)s concernant les Voyages publics

Si vous définissez votre Voyage comme étant Public, nous pouvons également utiliser votre Contenu généré par l'utilisateur(rice) dans le cadre de recherches internes visant à améliorer nos services et à développer de nouvelles fonctionnalités. Cela implique notamment l'analyse des habitudes de voyage, des préférences des utilisateur(rice)s et de la qualité du contenu afin d'améliorer l'expérience Polarsteps proposée via nos Applications et/ou notre Site web. Nous fondons ce traitement sur notre intérêt légitime à améliorer nos services. Dans la mesure du possible, nous anonymisons les données ou utilisons des pseudonymes à ces fins de recherche interne.

3.23 Fusions et protection des droits

Nous pouvons être amené(e)s à traiter vos données à caractère personnel dans le but de protéger nos droits ou ceux de tiers, et de faire respecter nos Conditions d'utilisation ou d'autres politiques, par exemple pour répondre à une action en justice ou pour protéger nos droits de propriété intellectuelle.

Le fondement juridique de ce traitement est notre intérêt légitime à protéger nos droits et ceux de nos utilisateur(rice)s.

Transferts d'activité

En cas de vente, de fusion, d'acquisition, d'investissement, de changement de contrôle ou de transfert de tout ou partie de Polarsteps, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec ou transférées à un tiers concerné dans le cadre de cette transaction. Vos données sont transférées dans le cadre de l'activité elle-même et ne sont pas vendues séparément en tant que produit commercial.

Lorsque cela se produit, nous prendrons des mesures raisonnables pour garantir que :

• la partie destinataire est tenue par des obligations contractuelles de traiter vos données à caractère personnel d'une manière conforme à la présente Déclaration de confidentialité ;

• vos données à caractère personnel sont utilisées uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées ; et

• lorsque la législation applicable l'exige, vous êtes informé(e) du transfert et avez la possibilité d'exercer vos droits.

Si une telle transaction entraîne un changement significatif quant au traitement de vos données à caractère personnel, nous vous en informerons à l'avance conformément à l’introduction de la présente Déclaration de confidentialité.

Le fondement juridique du traitement des données à caractère personnel dans le cadre d'un transfert d'activité repose sur notre intérêt légitime à mener à bien, finaliser et intégrer une telle transaction. Lorsque la législation l'exige, nous obtiendrons votre consentement ou nous nous conformerons à toute exigence légale supplémentaire avant de transférer vos données.

4. Comment partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel à des tiers à des fins commerciales et n'avons aucunement l'intention de le faire à l'avenir.

Nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour vous fournir nos services, comme expliqué à la section 3.21.

Nous fournissons des données à caractère personnel à des tiers qui traitent ces données pour notre compte. Nous concluons un accord avec l'ensemble de nos Sous-traitants, dans lequel nous les engageons juridiquement à traiter vos données à caractère personnel conformément au RGPD.

Vos données à caractère personnel seront uniquement stockées ou traitées en dehors de l'Espace économique européen (EEE) par nos soins ou par des tiers si cela est conforme à la législation et à la réglementation applicables en matière de transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'EEE. Cela signifie que nous ne transférerons vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'EEE que si la Commission européenne a décidé que le pays tiers en question assure un niveau de protection adéquat (a pris une décision concernant l'adéquation) ou si d'autres garanties appropriées sont mises en place, telles que l'utilisation de Clauses contractuelles types non modifiées qui ont été approuvées par la Commission européenne. Vous pouvez consulter les décisions d'adéquation ainsi que de plus amples informations sur les Clauses contractuelles types sur le site web de la Commission européenne, en cliquant sur les liens fournis.

Polarsteps fait tout son possible pour conserver exclusivement vos données à caractère personnel au sein de l'EEE. Dans certains cas, nous-mêmes ou les tiers auxquels nous faisons appel pouvons être amené(e)s à transférer vos données à caractère personnel vers les pays suivants situés hors de l'EEE :

• l'Australie, conformément aux Clauses contractuelles types ;  

• l'Inde, conformément aux Clauses contractuelles types ;  

• Israël, conformément à la décision d'adéquation concernant Israël et aux Clauses contractuelles types.  

• le Royaume-Uni, conformément à la décision d'adéquation concernant le Royaume-Uni

• États-Unis : si l'entreprise adhère au Cadre de protection des données (Data Privacy Framework), conformément à la décision d'adéquation concernant les États-Unis et aux Clauses contractuelles types.

5. Comment sécurisons-nous vos données ?

Polarsteps accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel. Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos informations contre toute utilisation abusive, perte, accès non autorisé, divulgation indésirable et modification non autorisée.

Ces mesures comprennent :

• Toutes les données à caractère personnel transmises entre votre appareil et nos systèmes sont chiffrées à l'aide de protocoles conformes aux normes du secteur (TLS/HTTPS). Les données stockées sur nos serveurs (y compris les informations relatives à votre Compte et votre contenu) sont chiffrées au repos. Cela s'applique à notre infrastructure cloud (AWS Europe), à notre stockage multimédia (les vidéos sont stockées sur Wasabi ; les images sont stockées sur AWS) et à notre entrepôt de données (ClickHouse) ;

• L'accès à vos données à caractère personnel au sein de Polarsteps est limité aux seules personnes ayant besoin d'y accéder. En interne, nous avons recours à des contrôles d'accès selon les rôles afin de garantir que seul(e)s les employé(e)s et collaborateur(rice)s externes agréé(e)s puissent accéder aux données à caractère personnel pertinentes pour leur fonction. Nos systèmes requièrent une authentification et les opérations sensibles font l'objet de contrôles supplémentaires ;

• Nous ne collectons que les données nécessaires à la fourniture de nos services. Dans la mesure du possible, nous pseudonymisons ou anonymisons les données. Par exemple, les données d'analyse sont traitées de manière pseudonymisée (voir paragraphe 3.11). Les Contenus et les Comptes supprimés sont rapidement retirés de nos serveurs et la suppression par des tiers peut prendre jusqu'à 90 jours.

• Nous ne partageons vos données qu'avec des sous-traitants tiers qui offrent des garanties adéquates. Tous les sous-traitants sont liés par des accords de traitement des données. Lorsque les sous-traitants sont situés en dehors de l'EEE, nous nous appuyons sur des mécanismes de transfert appropriés, tels que des Clauses contractuelles types ou des décisions d'adéquation. Les sous-traitants incluent les fournisseurs de services cloud, d'analyse, de paiement et d'assistance.

• Nous avons mis en place des procédures internes pour signaler les violations de données à caractère personnel et y remédier. En cas de violation pouvant compromettre vos droits et libertés, nous en informerons l'autorité de contrôle compétente dans un délai de 72 heures, lorsque le RGPD l'exige. Si la violation présente un risque élevé pour vous, nous vous en informerons également directement.

• Les employé(e)s et collaborateur(rice)s externes de Polarsteps qui traitent des données à caractère personnel sont soumis à des obligations de confidentialité et reçoivent une formation en matière de protection des données.

Nous révisons et mettons régulièrement à jour nos pratiques sécuritaires afin de faire face à l'évolution des menaces et d'assurer la protection continue de vos données. Bien qu'aucun système ne puisse garantir une sécurité absolue, nous nous engageons à protéger vos informations le mieux possible.

Si vous avez des questions concernant la manière dont nous sécurisons vos données, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@polarsteps.com ou via notre Centre d'aide.

6. Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

Chez Polarsteps, nous souhaitons vous laisser le contrôle de vos données. Vous pouvez supprimer votre contenu ou l'intégralité de votre Compte à tout moment via les paramètres de l'application. Une fois supprimé, votre Contenu ne sera plus visible par les autres utilisateur(rice)s et sa suppression sera programmée conformément à nos pratiques de conservation décrites ci-dessous. Veuillez noter que la suppression d'un Compte est irréversible ; nous vous recommandons donc de télécharger vos données avant de poursuivre (pour plus d'informations, cliquez ici). Lorsque vous utilisez Polarsteps avec un Compte, nous conservons généralement vos données tant que votre Compte est actif, sauf si une durée de conservation plus courte ou plus longue s'applique en fonction du type de données, de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou de nos obligations légales. Après la suppression de votre Contenu ou de votre Compte, nous supprimerons ou anonymiserons vos données lorsque leur suppression complète n'est pas techniquement possible ou requise, conformément aux durées de conservation indiquées ci-dessous. Les données anonymisées ne constituent plus des données à caractère personnel et n'entrent plus dans le champ d'application de la présente Déclaration de confidentialité. Lorsque nous avons recours à l'anonymisation plutôt qu'à la suppression, nous appliquons une norme garantissant que les données ne peuvent plus être associées à vous, que ce soit directement ou indirectement.

Nous conservons certaines données au-delà du délai de suppression uniquement lorsque nous disposons d'un fondement juridique pour le faire. Par exemple, lorsqu'une conservation plus longue est nécessaire pour déterminer, défendre ou exercer notre position juridique ou nos droits, ou lorsque nous y sommes tenus en vertu d'une décision exécutoire ou d'une obligation légale. Le fondement juridique applicable à chaque catégorie est indiqué dans le tableau ci-dessous.

* Pendant la période de 30 jours suivant la suppression, vos données à caractère personnel sont conservées en interne mais ne sont plus visibles par les autres utilisateur(rice)s. Aucun nouveau traitement à des fins de marketing ou d'analyse n'est effectué durant cette période. À l'issue de cette période de 30 jours, vos données sont définitivement supprimées ou anonymisées, sauf si un autre délai de conservation figurant dans ce tableau s'applique.

** Tout Contenu généré par l'utilisateur(rice) sélectionné par notre équipe éditoriale dans le cadre du contenu Explorer de Polarsteps, et que vous aviez rendu public, peut être conservé après la suppression de votre Compte sous une forme entièrement anonymisée. Le contenu anonymisé ne permet plus de remonter jusqu'à vous.

Sous-traitants tiers

Nous demandons à nos sous-traitants tiers de supprimer vos données conformément aux durées de conservation mentionnées ci-dessus. En raison des cycles de sauvegarde et de suppression appliqués par les sous-traitants, la suppression totale de vos données sur l'ensemble de leurs systèmes peut prendre jusqu'à 90 jours à compter de la date à laquelle nous leur avons transmis l'instruction de suppression. Durant cette période, vos données restent soumises aux mêmes obligations de confidentialité et de sécurité prévues dans nos contrats de sous-traitance et ne sont utilisées pour aucun traitement actif.

Suppression des Comptes inactifs

Si votre Compte est inactif depuis 3 ans sur notre Plateforme (c'est-à-dire que vous n'avez effectué aucune interaction avec votre Compte par le biais de notre Application ou de notre Site web), nous vous enverrons trois rappels (six, trois et un mois avant que votre période d'inactivité n'atteigne 3 ans). Chaque notification vous donne la possibilité de maintenir votre Compte actif. Si nous ne recevons aucune réponse et que vous ne prenez aucune mesure dans les 30 jours suivant le troisième rappel, votre Compte ainsi que l'ensemble des données associées (y compris tous vos Voyages suivis) seront définitivement supprimés, conformément aux délais de conservation indiqués ci-dessus.

Informations de réservation

Si vous choisissez d'ajouter des informations de réservation à un Voyage en transférant un e-mail de confirmation de réservation, Polarsteps utilise un modèle d'IA pour identifier et extraire les informations de voyage pertinentes de cet e-mail. L'e-mail lui-même est supprimé dans les 30 jours suivant sa réception. Les informations de voyage extraites sont considérées comme du Contenu généré par l'utilisateur(rice) à des fins de conservation. Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner le modèle d'IA. Le fondement juridique de ce traitement est votre consentement.

Pour toute question concernant la durée de conservation de certaines données, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@polarsteps.com ou via notre Centre d'aide.

7. Quels sont vos droits ?

Comme nous l'avons expliqué précédemment, vous contrôlez les informations que nous détenons à votre sujet et il vous est possible de modifier vos Paramètres de confidentialité à tout moment. Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer des Voyages individuels en accédant aux paramètres de chaque Voyage. Vous pouvez également télécharger une copie de l'ensemble de vos données ou supprimer votre Compte via les paramètres de votre Compte. En outre, si vous nous avez accordé votre consentement pour certaines activités de traitement, vous êtes libre de retirer ce consentement à tout moment.

Vous disposez du droit d'accéder à vos données, de les rectifier ou de les effacer. Vous pouvez aussi nous demander de limiter le traitement ou le transfert de vos données à caractère personnel, et vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel fondé sur nos intérêts légitimes. Pour exercer vos droits, contactez-nous à l'adresse support.polarsteps.com/contact. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Data Protection Authority).

Nous aimons vous voir utiliser Polarsteps pour planifier, suivre et revivre vos Voyages, et nous vous remercions de nous confier vos données à caractère personnel. Nous espérons que notre Déclaration de confidentialité vous aidera à mieux comprendre la manière dont nous traitons vos données et vous permettra de les partager de manière responsable.