Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 1. Oktober 2026 aktualisiert. Sofern wir wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen, wirst du darüber informiert.

1. Unser Bekenntnis zum Datenschutz

Polarsteps weiß, wie wichtig der Datenschutz für die User der App ist. Wir nehmen dieses Thema daher sehr ernst. Wir möchten transparent darlegen, wie wir mit deinen Daten umgehen und dir die volle Kontrolle über die personenbezogenen Daten geben, die wir erheben:

• Polarsteps verkauft deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte

• Sofern du die Einstellungen in der App nicht änderst, sind deine Reisen nur für Personen sichtbar, die dir folgen

• Du hast die volle Kontrolle darüber, wer dir folgen kann und wer nicht

• Du kannst selbst entscheiden, ob dein Standort während deiner Reise sowie der Start- und Endpunkt deiner Reise angezeigt oder verborgen werden sollen

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, warum und wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte du in Bezug auf die personenbezogenen Daten hast, die wir zu dir gespeichert haben.

2. Über Polarsteps

Mit Polarsteps kannst du deine Reisen („Reisen“) planen, tracken und noch mal erleben. Du kannst dein Polarsteps-Konto über unsere Website (www.polarsteps.com, „Website“) und/oder über unsere mobile App für iOS und Android („App“, zusammen „Polarsteps“) nutzen.

Damit du Polarsteps nutzen kannst, müssen wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten. Dazu kann auch dein (Live-)Standort gehören, während du auf deinen Reisen unterwegs bist. Standortdaten gelten nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zwar nicht als besondere Kategorie personenbezogener Daten, können jedoch nach den Gesetzen anderer Rechtsordnungen als sensible Daten behandelt werden. Wir möchten, dass du jederzeit die volle Kontrolle über deine Standortdaten hast. Daher holen wir unabhängig davon, wo du dich befindest, stets deine ausdrückliche Einwilligung ein, bevor wir deine Standortdaten verarbeiten – außer wenn du deinen Standort im Rahmen deiner Reise manuell aktualisierst.

Alle personenbezogenen Daten werden in Übereinstimmung mit der DSGVO und den anwendbaren Datenschutzgesetzen der US-Bundesstaaten, einschließlich des California Consumer Privacy Act (CCPA) in der durch den California Privacy Rights Act (CPRA) geänderten Fassung, erhoben, verarbeitet und geschützt. Wir, Polarsteps B.V., sind für deine personenbezogenen Daten verantwortlich, die wir im Zusammenhang mit deiner Nutzung unserer Website und App verarbeiten.

Polarsteps hat einen Datenschutzbeauftragten („DSB“) ernannt, der für die Überwachung unserer Datenschutzpraktiken und die Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze verantwortlich ist. Du kannst unseren DSB unter dpo@polarsteps.com kontaktieren.

Bei Fragen oder Bedenken dazu, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, kannst du dich jederzeit direkt an unseren DSB wenden.

Wenn du weitere Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten hast, kannst du uns unter privacy@polarsteps.com kontaktieren. Informationen zu Anträgen von betroffenen Personen gemäß der DSGVO findest du in unserer Infothek.

3. Wie erheben und verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten?

3.1 Ein Konto anlegen

Du kannst ein „Konto“ anlegen, um deine Reisen zu planen, zu tracken und noch mal zu erleben sowie die Reisen deiner Freunde und Familie zu verfolgen. Wenn du ein Konto erstellst, bitten wir dich, ein Polarsteps-Profil mit den folgenden Informationen anzulegen:

• Name

• E-Mail-Adresse

• Wohnort (d. h. deine Stadt, nicht deine Privatadresse)

• Profilbild

• Passwort für dein Konto

Du kannst dich auch mit deinem Apple- oder Google-Konto registrieren. In diesem Fall verarbeiten wir das Passwort für dein Polarsteps-Konto nicht. Wenn du dich mit deinem Apple- oder Google-Konto registrierst, haben wir außerdem Zugriff auf öffentliche Profilinformationen wie deinen Namen, deine E-Mail-Adresse sowie deine Apple- oder Google-ID.

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir erforderlich.

3.2 Polarsteps mit einem Konto nutzen

Nachdem du ein Konto angelegt hast, kannst du Polarsteps nutzen. Wie du Polarsteps nutzt, entscheidest du selbst. Die App bietet die folgenden „Funktionen“:

• Reiseinspiration: Mit der Entdecken-Funktion von Polarsteps findest du Länder und Reiseziele, die bei Reisenden im Trend liegen, Orte, die deinen Freunden und deiner Familie gefallen haben, sowie Reisen, die zu deiner bevorzugten Art zu reisen passen. Darüber hinaus kannst du redaktionelle Reiseinhalte zu Hunderten von Reisezielen entdecken. Wenn dir etwas gefällt, kannst du es mit nur einem Fingertipp deinem Reiseplan hinzufügen.

• Reiseplanung: Mit den Planungsfunktionen von Polarsteps kannst du deine bevorstehenden Reisen planen und organisieren. Du kannst einen Reiseplan erstellen (entweder manuell oder mit unserem KI-Reiseplaner), Reisedaten festlegen und Flug- sowie Unterkunftsbuchungen an einem Ort verwalten. Außerdem kannst du Notizen speichern und mit Mitreisenden zusammen planen, indem du sie als Travel Buddy über unsere „Gemeinsam reisen“-Funktion zu einer gemeinsamen Reise einlädst.

• Reise-Tracking: Die Tracking-Funktionen von Polarsteps zeichnen deine Route für dich auf, auch wenn du offline bist, sodass du deine Reise nicht mehr nachträglich aus dem Gedächtnis nachvollziehen musst. Außerdem werden automatisch Statistiken wie besuchte Länder, zurückgelegte Entfernungen und Reisetage erfasst. Während du unterwegs bist, kannst du an wichtigen Orten sogenannte Steps („Steps“) erstellen und diesen Fotos, Videos und Text hinzufügen. Wenn du deine Reise teilst, können Freunde und Familie sie in Echtzeit mitverfolgen.

• Reise noch mal erleben: Mit den „Noch mal erleben“-Funktionen von Polarsteps kannst du in deine Reise-Erinnerungen eintauchen. Deine aufgezeichnete Route, Fotos, Videos und Step-Eintragungen stehen dir jederzeit in der App oder im Web zur Verfügung und werden in einer visuellen Zeitleiste zusammengeführt. Mit nur einem Fingertipp oder Klick kannst du deine Reise zudem in ein hochwertiges gebundenes Travel Book, ein Travel Poster oder ein digitales Reise-Reel oder Routen-Reel verwandeln.

• Folgefunktion: Mit den Follow-Funktionen von Polarsteps können User ihre Freunde, Familie und andere Reisende virtuell in Echtzeit auf ihren Reisen begleiten. User können Freunde und Familienmitglieder über die Kontakte auf ihrem Gerät finden oder Vorschläge auf Grundlage gemeinsamer Follower nutzen. Über den Tab „Ich“ können User jederzeit Follower hinzufügen oder entfernen.

In deinen Reise-Einstellungen kannst du über die Umschaltfläche für den Reise-Tracker festlegen, ob deine Reise in Polarsteps automatisch aufgezeichnet werden soll oder ob du das Live-Tracking deaktivieren und Steps manuell hinzufügen möchtest. Wenn du deine Reisen gar nicht aufzeichnen möchtest, kannst du Polarsteps auch einfach nur zur Planung deiner Reisen nutzen oder um mit Freunden und Familie in Kontakt zu bleiben, die unterwegs sind. Du allein kontrollierst deine Daten und das jederzeit. Je nachdem, wie du Polarsteps nutzt (siehe unten Datenschutzeinstellungen deines Kontos und Datenschutzeinstellungen deiner Reise), verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Deine personenbezogenen Angaben: Name, Profilbild, Wohnort, E-Mail-Adresse und optional Angaben zu deiner Person in Form einer Kurzbio 

• Deinen Standort, sofern du uns hierfür deine Einwilligung erteilt hast, damit wir zentrale Funktionen des Reise-Trackings bereitstellen können, beispielsweise die automatische Aufzeichnung deiner Route auf einer Karte und die Anzeige deines Live-Standorts, sofern du diese Funktion aktivierst

• Von dir hinzugefügte Inhalte wie Reisen, Steps, Bewertungen, Fotos, Videos, Spots, Likes, Kommentare, Tipps und mehr („Inhalte“), einschließlich Geolokalisierungs-Tags, die solchen Fotos und Videos beigefügt sind

• Personen, denen du folgst und die dir auf Polarsteps folgen

• Technische Informationen, die für den Betrieb der App erforderlich sind, wie deine IP-Adresse, dein Gerätetyp, dein Browsertyp, deine Bildschirmgröße und deine bevorzugte Sprache

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir erforderlich.

3.2.1 Dein Konto löschen

Du kannst alle deine Polarsteps-Inhalte jederzeit löschen. Wenn du deine Inhalte löschst, sind sie für andere nicht mehr sichtbar und werden nach Ablauf der 30-tägigen Frist nach der Löschung auch dauerhaft von unseren Servern gelöscht. Nach der Löschung können gelöschte Inhalte nicht wiederhergestellt werden.

Du kannst auch dein gesamtes Konto löschen. In diesem Fall löschen wir deine Daten dauerhaft. Lade deine Daten daher bitte vorher herunter. Hinweis: Dein Konto kann nach der Löschung nicht wiederhergestellt werden. Wir können gelöschte Konten nicht wiederherstellen. Die Löschung von Daten Dritter kann bis zu 90 Tage dauern.

3.2.2 Datenschutzeinstellungen deines Kontos

Wenn du ein Polarsteps-Konto anlegst, erklärst du dich damit einverstanden, dass die folgenden Informationen unabhängig von deinen Datenschutzeinstellungen für alle Polarsteps-User sichtbar sind:

• Dein Name, Wohnort und Wohnsitzland

• Die Anzahl deiner Follower und die Anzahl der Personen, denen du folgst

• Deine persönliche (optionale) Kurzbiografie

Für dein Konto stehen zwei Datenschutzeinstellungen zur Verfügung:

• Nur Menschen, die ich annehme

Du entscheidest selbst, wer deinem Profil folgen kann. Wenn dir jemand auf Polarsteps folgen möchte, kannst du die Anfrage annehmen oder ablehnen.

• Alle („Öffentlich“)

Alle Personen mit einem Polarsteps-Konto können dir folgen. Follower-Anfragen müssen nicht erst von dir bestätigt werden.

Hinweis: Unabhängig davon, ob dein Konto auf Nur Menschen, die ich annehme oder Alle („Öffentlich“) eingestellt ist, kannst du in deinem Konto für jede deiner Reisen unterschiedliche Datenschutzeinstellungen wählen, einschließlich einer vollständig privaten Einstellung (Nur ich). Weitere Informationen dazu findest du unten unter „Datenschutzeinstellungen für deine Reisen“.

Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir erforderlich.

3.3 Deine Freunde auf Polarsteps finden

Wenn du wissen möchtest, welche deiner Freunde und Familienmitglieder Polarsteps auch nutzen, kannst du dies herausfinden, indem du uns Zugriff auf die Kontaktliste deines Handys gibst. Das ist vollkommen freiwillig. Falls du dich dafür entscheidest, erheben und verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Namen deiner Kontakte

• E-Mail-Adressen deiner Kontakte

Wir verwenden diese Informationen, um dir anzuzeigen, welche deiner Kontakte bereits ein Polarsteps-Konto haben, und um diese Kontakte zu informieren, dass du Polarsteps nutzt. Wir verwenden ausschließlich die E-Mail-Adressen deiner Kontakte, die an unsere Server übermittelt werden, um sie mit unseren bestehenden Usern abzugleichen. Wir speichern diese Informationen nicht länger auf unseren Servern, als dies für den Abgleich unbedingt erforderlich ist, und verwenden sie nicht für andere Zwecke, wie beispielsweise Marketing.

Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage deiner Einwilligung. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen und unseren Zugriff auf deine Kontakte beenden, indem du die Kontakt-Berechtigung in den Einstellungen deines Geräts widerrufst. Der Widerruf deiner Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.

3.4 Geolokalisierungsdaten

Mit Polarsteps kannst du deine Reisen und alle Orte, an denen du warst, aufzeichnen. Dafür müssen wir deine Standortdaten verarbeiten. Du kannst für jede Reise entscheiden, ob du die Steps deiner Reise automatisch tracken oder Steps manuell hinzufügen möchtest.

• Manuelles Hinzufügen deiner Standortdaten: Wenn du deinen Standort nicht automatisch aufzeichnen möchtest, kannst du Steps und/oder besuchte Orte manuell hinzufügen, um deine Reiseroute darzustellen. Du kannst Fotos, Videos und deine empfohlenen Spots hinzufügen. So kannst du weiterhin ein Reisetagebuch erstellen, deine Route wird jedoch nicht vollständig aufgezeichnet und du kannst einige Funktionen, die einen kontinuierlichen Zugriff auf deinen Standort erfordern, nicht nutzen. Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir.

• Automatisches Erfassen deiner Standortdaten: Du kannst Polarsteps deine Route auch automatisch aufzeichnen lassen, indem du den „Reise-Tracker“ in den Datenschutzeinstellungen deiner Reise aktivierst. Damit siehst du jeden Standort auf deiner Route. Wenn du deinen Standort automatisch mit Polarsteps teilst, können wir dir außerdem personalisierte Empfehlungen für Sehenswürdigkeiten und Aktivitäten in der Nähe deines aktuellen Standorts geben. Wenn du den Reise-Tracker aktivierst, verarbeiten wir deine Standortdaten auf Grundlage deiner Einwilligung. Du kannst diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du den Reise-Tracker in den Datenschutzeinstellungen deiner Reise deaktivierst oder der App in den Einstellungen deines Geräts die Standortberechtigung entziehst.

• Teilen deines „Live-Standorts“ während deiner Reise: Du hast auch die Kontrolle darüber, ob du deinen Live-Standort teilst. Personen, denen du Zugriff darauf gewährt hast, deiner Reise zu folgen (siehe „Datenschutzeinstellungen für deine Reisen“), können deinen „Live-Standort“ sehen, wenn du ihn in deinen Reise- Einstellungen aktiviert hast. Wenn du deinen Live-Standort nicht aktivierst, wird dein zuletzt veröffentlichter Step als dein Live-Standort angezeigt. Das Teilen deines Live-Standorts während einer Reise ist vollkommen freiwillig und erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung. Du kannst diese Funktion jederzeit in den Datenschutzeinstellungen deiner Reise deaktivieren. Hinweis: Du kannst auch den Startort deiner Reise verbergen, damit beispielsweise deine Privatadresse nicht angezeigt wird. Wenn deine Reise am selben Ort endet, wird dieser auch verborgen.

Wenn du nicht auf Reisen bist, verarbeiten wir deine Standortdaten nur mit deiner gesonderten und ausdrücklichen Einwilligung. Wenn du eine solche Einwilligung erteilt hast, haben wir für andere Zwecke als die automatische Aufzeichnung deiner Reiseroute Zugriff auf deine Standortdaten. Wir können auf deinen aktuellen Standort zugreifen, wenn du die App öffnest oder gelegentlich im Hintergrund. So können wir dir vorschlagen, eine Reise hinzuzufügen, wenn du dich nicht an deinem Wohnort befindest und somit möglicherweise auf Reisen bist. Wenn du eine solche Einwilligung erteilt hast, verarbeiten wir nur deinen zuletzt bekannten Standort, der ausschließlich auf deinem Gerät und nicht auf unseren Servern gespeichert wird. Wir verarbeiten nie deinen vollständigen Standortverlauf, beispielsweise deine Route. 

Wenn du deine Standortdaten nicht mehr mit uns teilen möchtest, kannst du deine Einwilligung jederzeit widerrufen und Polarsteps in den Einstellungen deines Geräts den Zugriff auf deinen Standort entziehen.

Geolokalisierungsdaten, die in Fotos oder Videos eingebettet sind, die du in unsere App hochlädst, werden von uns verarbeitet, um den Ort anzuzeigen, an dem dein Foto oder Video während deiner (früheren) Reise aufgenommen wurde. Weitere Informationen dazu, wer deine Fotos und Videos sehen kann, findest du unten unter „3.5 Datenschutzeinstellungen für deine Reisen“.

3.5 Datenschutzeinstellungen für deine Reisen (Wer kann individuelle Reisen sehen?)

Du kannst für jede einzelne Reise eigene Datenschutzeinstellungen festlegen. Die jeweils gewählten Einstellungen wirken sich auch auf die Reisestatistiken aus, die für deine Follower und alle Personen, die Polarsteps nutzen, sichtbar sind – auch für Personen ohne ein Polarsteps-Konto.

Für Reisen stehen drei Einstellungen zur Verfügung:

• Nur ich: Mit dieser Einstellung sind Reisen einschließlich deines „Live-Standorts“ (falls aktiviert) und aller Inhalte nur für dich als dein persönliches, privates Reisetagebuch sichtbar. Wenn du unsere „Gemeinsam reisen“-Funktion mit einem oder mehreren Travel Buddys nutzt, wird die Option Nur ich in den Datenschutzeinstellungen für Reisen durch Travel Buddys ersetzt. Das bedeutet, dass nur du und deine Travel Buddys deinen „Live-Standort“ und alle Inhalte sehen können.

Hinweis: Auch wenn die Einstellung Nur ich oder Travel Buddys ausgewählt ist, hat Polarsteps weiterhin Zugriff auf deine Daten, die möglicherweise zur Erstellung aggregierter und anonymisierter Datensätze verwendet werden, um andere Reisende zu inspirieren. Diese Daten können nie auf dich zurückgeführt werden.

• Follower: Mit dieser Einstellung können nur deine Follower deiner Reise folgen, selbst wenn die Datenschutzeinstellung für dein Konto auf Alle eingestellt ist – es sei denn, du hast den geheimen Link zu deiner Reise geteilt (siehe unten).

• Alle („Öffentlich“): Jeder Mensch kann deine Reise mit ihren Details sehen. Wenn du diese öffentliche Einstellung für eine Reise wählst, werden ihre Inhalte für alle freigegeben.

Wenn du die Datenschutzeinstellung einer Reise von Alle („Öffentlich“) zu Follower oder Nur ich (oder Travel Buddys) änderst oder dein Konto löschst, wird Polarsteps deine Inhalte innerhalb eines angemessenen Zeitraums nicht mehr in den redaktionellen Bereichen der Plattform präsentieren. Hinweis: Inhalte, die bereits in veröffentlichte Reiseinhalte oder ähnliche Materialien integriert wurden, können weiterhin zugänglich sein.

Überlege dir genau, welche Daten du mit wem teilen möchtest. Wenn du eine Reise erstellst, ist sie standardmäßig nur für deine Follower sichtbar. Dein Freigabelink ist standardmäßig auf „Link nur für Follower“ eingestellt. Du kannst aber auch einen „Geheimen Link“ erstellen, der von allen aufgerufen werden kann – auch von Personen, die dir nicht folgen, oder sogar von Nutzern ohne Polarsteps-Konto. Hinweis: Bei der Reise-Datenschutzeinstellung Alle („Öffentlich“) kann möglicherweise jeder Mensch deinen Live-Standort sehen, sofern dieser aktiviert ist. Teile deine Daten verantwortungsvoll!

Sei besonders vorsichtig, wenn du den geheimen Link zu deiner Reise teilst. Alle Personen, mit denen du deinen geheimen Link geteilt hast, können unabhängig davon, ob sie ein Polarsteps-Konto haben oder nicht und ob du sie als Follower akzeptiert hast oder nicht, die Inhalte dieser Reise sehen. Polarsteps kann geheime Links derzeit nicht zurücksetzen, wenn jemand darauf zugreift, der deine Reise nicht sehen soll! Wenn du einen geheimen Link mit anderen teilst, bitte sie immer darum, ihn nicht ohne deine Erlaubnis weiterzugeben. Wenn du möchtest, dass der geheime Link nicht mehr funktioniert, musst du die Datenschutzeinstellungen deiner Reise auf Nur ich ändern und so beibehalten (oder auf Travel Buddys, wenn es eine gemeinsame Reise ist). Deine Reise ist dann nicht mehr für Follower oder andere Personen sichtbar, die zuvor Zugriff darauf hatten.

Du kannst die Datenschutzeinstellungen jeder Reise jederzeit ändern.

3.5.1 Nutzergenerierte Inhalte

Polarsteps möchte andere Reisende inspirieren bzw. von ihnen inspiriert werden. Wenn du andere Reisende gerne inspirieren möchtest, kannst du die Datenschutzeinstellungen deiner Reise auf Alle („Öffentlich“) setzen. Dadurch kannst du auch einzelne Steps deiner Reise oder die besten Spots und Aktivitäten („Tipps“) innerhalb eines Steps, die du während deiner Reise entdeckt hast, öffentlich teilen, beispielsweise Restaurants, Aktivitäten oder andere Geheimtipps. Das bedeutet, dass deine öffentlich verfügbaren „nutzergenerierten Inhalte“ Polarsteps-Inhalte anreichern und andere Reisende auf der ganzen Welt inspirieren können.

Indem du die Datenschutzeinstellung einer Reise auf Alle („Öffentlich“) setzt, stellst du diese Inhalte anderen Usern und gegebenenfalls auch solchen ohne Polarsteps-Konto zur Verfügung. Fotos und Videos, die du hochlädst, können Geolokalisierungsdaten enthalten, beispielsweise GPS-Koordinaten, die in den Metadaten der Datei eingebettet sind. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir erforderlich ist. Wenn wir öffentliche Inhalte nutzen, um andere Reisende zu inspirieren oder Polarsteps zu verbessern, erfolgt dies auf Grundlage unserer berechtigten Interessen am Betrieb, der Verbesserung und der Weiterentwicklung unserer Dienste gemäß dieser Datenschutzerklärung. Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, wägen wir unsere Interessen stets gegen deine Rechte und Freiheiten ab und wenden, soweit möglich, Schutzmaßnahmen wie die Aggregation und Anonymisierung von Daten an.

Alle öffentlichen nutzergenerierten Inhalte – unabhängig davon, ob es sich um eine vollständige Reise oder einzelne Tipps handelt – können von unserem Entdecken- und/oder Redaktionsteam für Reiseinhalte in der App ausgewählt werden. Beispiele sind Inhalte zu Ländern, Reisezielen, Städten oder Orten. Deine nutzergenerierten Inhalte können außerdem für interne Analysen verwendet werden, beispielsweise um besser zu verstehen, wie unsere User reisen und mit unserer Plattform interagieren. Wenn deine nutzergenerierten Inhalte von unserem Entdecken- und/oder Redaktionsteam für Tipps oder komplette Reisen ausgewählt werden, sind auch dein Vorname und dein Kontoprofil sichtbar (dies gilt nicht, wenn ausschließlich ein Bild verwendet wird). Diese Kontoinformationen sind für andere User auf Polarsteps bereits öffentlich verfügbar, wenn sie auf dein Profil gehen, auch wenn dieses auf Nur Menschen, die ich annehme eingestellt ist.

Wir erstellen aggregierte und anonymisierte statistische Datensätze aus nutzergenerierten Reiseinhalten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen und der berechtigten Interessen unserer User, Polarsteps weiter zu verbessern.

3.6 Polarsteps ohne Konto nutzen

Du kannst Polarsteps auch ohne Konto nutzen, um öffentliche Reisen und Reisen anzusehen, für die du einen geheimen Link erhalten hast. Ohne Konto ist es jedoch nicht möglich, mit Polarsteps-Usern zu interagieren oder Reisen zu planen, zu tracken oder noch mal zu erleben.

Um die eingeschränkte Nutzung von Polarsteps ohne Konto zu ermöglichen, verarbeiten wir nur die technischen Informationen, die erforderlich sind, um dir die Website bereitzustellen, beispielsweise deine IP-Adresse, deinen Gerätetyp, deinen Browsertyp und deine bevorzugte Sprache. Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, Polarsteps zu betreiben und zu sichern sowie dir grundlegenden Zugriff auf öffentliche Reisen zu ermöglichen. Wenn wir Cookies oder ähnliche Technologien verwenden, die nicht unbedingt erforderlich sind, holen wir über unser Cookie-Banner deine Einwilligung ein (siehe unten „3.14 Cookies“).

3.7 Polarsteps-Reiseprodukte bestellen

Um deine Reisen noch mal zu erleben, kannst du personalisierte Produkte zu deinen aufgezeichneten Reisen bestellen, beispielsweise ein Travel Book oder ein Travel Poster („Reiseprodukte“). Auf unseren Seiten für Travel Books und Travel Poster findest du unser aktuelles Angebot an Reiseprodukten.

Um dein personalisiertes Reiseprodukt zu erstellen, müssen wir die folgenden Daten verarbeiten:

• Falls du ein Polarsteps-Konto hast: deine Polarsteps-Konto-Daten (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Wohnsitzland und Wohnort)

• Die Inhalte, die du in dein Reiseprodukt integriert hast

• Versandinformationen, beispielsweise deine Lieferadresse

• Zahlungs- und Rechnungsinformationen

• Gegebenenfalls den Code und Wert deiner Geschenkkarte (siehe unten „3.8 Geschenkkarten“).

Unsere Vereinbarung mit dir ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten. Wir müssen deine personenbezogenen Daten an bestimmte Dritte weitergeben, beispielsweise zur Zahlungsabwicklung sowie zum Druck und zur Lieferung der Produkte. Diese speichern deine Versand- und Zahlungsinformationen, sodass du deine Angaben nicht erneut eingeben musst, wenn du künftig weitere Reiseprodukte bestellst.

3.8 Geschenkkarten

Du kannst eine „Geschenkkarte“ bestellen, um einem Polarsteps-User, dem du auf Polarsteps folgst, ein Reiseprodukt zu schenken. Die Bestellung kann auf zwei Arten erfolgen: Entweder gibst du auf unserer Website auf der Seite für Geschenkkarten die E-Mail-Adresse der Person ein, an die eine Geschenkkarte gesendet werden soll, oder du öffnest die Reise einer Person, der du folgst, in der App oder im Web und klickst auf „Geschenkkarte kaufen“. In beiden Fällen musst du die (korrekte) E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben. Nach deinem Kauf senden wir dem/der Beschenkten eine Geschenkkarte in Form eines individuellen Codes. Der/Die Beschenkte kann die Geschenkkarte nutzen, um ein beliebiges Reiseprodukt ganz oder teilweise zu bezahlen.

Wenn du eine Geschenkkarte kaufst und wir dem/der Beschenkten den individuellen Geschenkkarten-Code senden, verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Deine Polarsteps-Konto-Daten (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Wohnsitzland und Wohnort)

• Name und E-Mail-Adresse des/der Beschenkten

• den Geschenkkarten-Code und -wert

• Zahlungs- und Rechnungsinformationen

Dies ist für die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir erforderlich, um den Geschenkkarten-Code zu erstellen, die Zahlung abzuwickeln und dem/der Beschenkten den individuellen Code zu senden, der für die Nutzung der Geschenkkarte erforderlich ist. Wir speichern Zahlungsinformationen im Zusammenhang mit Geschenkkarten so lange, wie dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen und steuerlichen Verpflichtungen sowie zur Bearbeitung von Fragen zu deinem Kauf erforderlich ist, in der Regel bis zu sieben Jahre. Anschließend werden sie sicher gelöscht oder anonymisiert.

3.9 KI-Reiseplaner von Polarsteps

Wenn du noch nicht weißt, wo deine nächste Reise hingehen soll, können wir mit dem KI-Reiseplaner von Polarsteps deine nächste Reise kuratieren und einen personalisierten Plan zusammenstellen.

Um deinen personalisierten Reiseplan zu erstellen, analysieren wir deine zuvor auf Polarsteps festgehaltenen Reisen sowie alle weiteren Prompts, die du dem KI-Reiseplaner gibst. Die Nutzung des KI-Reiseplaners ist vollkommen freiwillig.

Unser KI-Reiseplaner basiert auf dem KI-Sprachmodell Claude, das von Anthropic PBC entwickelt wurde. Anthropic verarbeitet die für den KI-Reiseplaner verwendeten personenbezogenen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter und unterliegt dabei vertraglichen Beschränkungen, die die Verwendung deiner personenbezogenen Daten zum Training allgemeiner KI-Modelle untersagen, soweit dies nicht für die Bereitstellung des Dienstes für uns erforderlich ist. Wenn du dich für die Nutzung unseres KI-Reiseplaners entscheidest, holen wir stets deine Einwilligung ein, um die folgenden Daten zu diesem Zweck zu verarbeiten:

• Deine Polarsteps-Konto-Daten (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Wohnsitzland und Wohnort)

• Deine Profil-Inhalte

Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage deiner Einwilligung. Bevor du den KI-Reiseplaner nutzt, bitten wir dich um deine Einwilligung, deine Daten zur Erstellung personalisierter Polarsteps-Reisepläne zu verwenden. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.

3.10 Polarsteps Plus

Wir bieten ein kostenpflichtiges Abonnement namens Polarsteps Plus an, das dir Zugang zu bestimmten Premium-Funktionen bietet. Mehr dazu findest du unter www.polarsteps.com/de/plus. Du kannst dein Polarsteps Plus-Abonnement über den Apple App Store oder den Google Play Store abschließen und verwalten.

Um dein Abonnement zu verarbeiten und dir Zugang zu den Funktionen von Polarsteps Plus zu ermöglichen, verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Deine Polarsteps-Konto-Daten (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Wohnsitzland und Wohnort)

• Art des Abonnements

• Transaktions- und/oder Abonnementkennungen, die von Apple oder Google bereitgestellt werden

Wir nutzen RevenueCat, um dein Abonnement zu verwalten und deine Ansprüche zu überprüfen. RevenueCat erhält in unserem Auftrag deine eindeutige Profil-ID und deine Kaufhistorie von Apple und Google. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten von dir, da Zahlungen direkt von Apple oder Google gemäß deren eigenen Bedingungen und Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden.

Wir speichern deine Abonnementdaten, solange dein Abonnement aktiv ist, sowie für weitere drei Jahre, um mögliche Streitigkeiten oder Fragen im Zusammenhang mit deinem Abonnement bearbeiten zu können.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir.

3.11 Polarsteps verbessern, sichern und optimieren

Wir arbeiten kontinuierlich daran, Polarsteps für unsere User zu verbessern, damit sie die App und/oder Website bestmöglich nutzen können. Deshalb benötigen wir bestimmte Leistungsdaten, um das Nutzungserlebnis zu optimieren und unsere Dienste weiterzuentwickeln. Dazu gehören beispielsweise folgende Daten:

• Wie du mit unserer App und/oder Website interagierst, einschließlich deiner Suchbegriffe und deines Suchverlaufs, Seitenaufrufe und Interaktionen mit anderen Polarsteps-Usern

• Geräteinformationen wie Hardwaremodell, Betriebssystemversion, eindeutige ID, Browsertyp, Sprache und WLAN-Informationen

• Standortdaten auf Stadtebene

• Informationen, die durch Cookies und ähnliche Technologien erhoben werden 

• Absturzdaten

Wenn wir Cookies oder ähnliche Tracking-Technologien für Analysen, Attribution oder zur Messung der Wirksamkeit unseres eigenen Marketings verwenden, geschieht dies ausschließlich in Übereinstimmung mit den anwendbaren Gesetzen und deinen Präferenzen. Wir verkaufen deine personenbezogenen Daten nicht und geben deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung oder gezielte Werbung weiter. 

Ausführliche Informationen zu den von uns verwendeten Cookies und dazu, wie du deine Präferenzen verwalten kannst, findest du unten unter „3.14 Cookies und ähnliche Tracking-Technologien“.

Über unsere Tools für die Cookies-Einwilligung hast du die volle Kontrolle darüber, welche Cookies auf deinem Gerät gespeichert werden. Wenn für nicht unbedingt erforderliche Cookies deine Einwilligung erforderlich ist, setzen wir diese Cookies erst, nachdem du deine Einwilligung erteilt hast. Du kannst deine Cookie-Präferenzen jederzeit ändern oder deine Einwilligung widerrufen.

Wir führen außerdem A/B-Tests und ähnliche Verfahren durch, um zu verstehen, wie sich Änderungen an der App und/oder Website auf deine Nutzungserfahrung auswirken, und um zu entscheiden, welche Version einer Funktion am besten funktioniert. Im Rahmen solcher Tests kannst du einer Testgruppe zugeordnet werden und eine andere Version einer Funktion oder Nutzungserfahrung als andere User angezeigt bekommen. Wenn wir im Rahmen eines Tests personenbezogene Daten verarbeiten, beschränken wir diese Verarbeitung so weit wie möglich, beispielsweise durch die Aggregation der Daten oder die Verwendung von Pseudonymen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu Analyse- und Optimierungszwecken ist unser berechtigtes Interesse, die App und/oder Website zu verbessern, ihre Nutzung besser zu verstehen und Probleme zu beheben. Wenn nicht notwendige Cookies oder ähnliche Technologien eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage deiner Einwilligung, die du über das oben beschriebene Cookie-Tool erteilst.

3.12 Weiterleitung von E-Mails (Reiseplaner)

Wenn du deine Flug- oder Unterkunftsbuchungen einer in Polarsteps geplanten Reise hinzufügen möchtest, kannst du deine Buchungsbestätigungen einfach an plan@polarsteps.com weiterleiten. Mithilfe eines KI-Tools, wie in Abschnitt „3.9 KI-Reiseplaner von Polarsteps“ beschrieben, extrahieren wir automatisch die relevanten Buchungsdaten, einschließlich deiner Flugnummer, Abflug- und Zielflughäfen und -städte bzw. der Adresse und Stadt deiner Unterkunft sowie deiner Buchungsreferenz und Reisedaten, und ordnen sie anhand deiner E-Mail-Adresse und Reisedaten deiner geplanten Reise zu. Die weitergeleiteten E-Mails werden innerhalb von 30 Tagen nach Eingang gelöscht.

Die ursprünglichen E-Mails werden innerhalb von 30 Tagen nach Eingang gelöscht. Die extrahierten Buchungsdaten werden als Teil deiner Reise gespeichert, solange dein Konto aktiv ist oder bis du sie löschst.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist deine Einwilligung. Wenn du nicht mehr möchtest, dass E-Mails von uns verarbeitet werden, kannst du diese Funktion einfach nicht (mehr) nutzen. Dies hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf durchgeführt wurde.

3.13 Browser-Erweiterung (Reiseplaner)

Die Polarsteps-Browser-Erweiterung (die „Erweiterung“) ermöglicht es dir, Reiseziele zu speichern, Reiseideen zu importieren und direkt in deinem Browser mit der Planung deiner nächsten Reise zu beginnen, ohne die App öffnen zu müssen.

Wenn du die Erweiterung installierst und mit deinem Polarsteps-Konto verbindest, verarbeiten wir die folgenden Daten, damit die Erweiterung funktioniert:

• Deine Polarsteps-Konto-Daten (Name, E-Mail-Adresse, Konto-ID), um die Inhalte, die du über die Erweiterung speicherst, mit deinem Konto zu verknüpfen

• URLs und Seitentitel von reisebezogenen Seiten, mit denen du über die Erweiterung aktiv interagierst, beispielsweise wenn du auf das Polarsteps-Symbol klickst, um ein Reiseziel zu speichern oder eine Buchung zu importieren

• Technische Informationen wie deinen Browsertyp, die Version der Erweiterung und das Betriebssystem deines Geräts, um sicherzustellen, dass die Erweiterung ordnungsgemäß funktioniert

Die Erweiterung verarbeitet nur Daten über Seiten, mit denen du über den Klick auf das Polarsteps-Symbol aktiv interagierst. Wir überwachen deinen allgemeinen Browserverlauf nicht im Hintergrund.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Konto-Daten ist die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir. Die Verarbeitung deiner Interaktionsdaten beim Surfen basiert auf deiner Einwilligung, die wir einholen, wenn du die Erweiterung erstmals installierst und ihre Funktionen zur Reiseplanung aktivierst. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du die Erweiterung deinstallierst oder ihre Berechtigungen in den Einstellungen deines Browsers deaktivierst.

Deine über die Erweiterung verarbeiteten Interaktionsdaten beim Surfen werden innerhalb von 90 Tagen gelöscht, es sei denn, du hast sie in einer Reise gespeichert. In diesem Fall werden sie als Teil deiner nutzergenerierten Inhalte gespeichert und unterliegen den in Abschnitt 6 genannten Speicherfristen. Technische Daten und Protokolldaten werden gemäß unserer standardmäßigen Richtlinie zur Aufbewahrung von Protokolldaten 90 Tage lang gespeichert.

Die Erweiterung nutzt dieselbe Infrastruktur und dieselben Auftragsverarbeiter wie in Abschnitt 3.9 beschrieben. Wir geben Daten aus der Erweiterung nicht an zusätzliche Dritte weiter. Wenn Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, gelten die in Abschnitt 4 beschriebenen Schutzmaßnahmen.

Wenn wir der Erweiterung neue Funktionen hinzufügen, für die wir zusätzliche Daten verarbeiten müssen, holen wir deine Einwilligung erneut ein, bevor diese Änderungen in Kraft treten.

3.14 Cookies und ähnliche Tracking-Technologien

Wenn du unsere App nutzt und/oder auf unsere Website gehst, werden auf deinem Computer, Smartphone oder anderen Gerät kleine Textdateien gespeichert. Diese Dateien werden als „Cookies“ bezeichnet. Cookies helfen uns dabei, die Website und App bereitzustellen, zu analysieren und zu personalisieren.

Auch wenn du eine E-Mail von Polarsteps öffnest, kann ein kleines, unsichtbares Bild geladen werden, das in den Text der E-Mail eingebettet ist. Diese werden als „Pixel“ (auch als Tracking-Pixel oder Web-Beacons) bezeichnet. Pixel ermöglichen es uns festzustellen, ob und wann unsere E-Mails geöffnet oder angeklickt werden, damit wir unsere Kommunikation messen und verbessern können. Wir verwenden keine Pixel, wenn anwendbares Recht dafür eine vorherige Einwilligung erfordert oder ihre Nutzung einschränkt.

Polarsteps setzt keine Tracking-Cookies von Drittanbietern auf deinem Gerät ein, um Inhalte zu personalisieren oder Werbung von Dritten anzuzeigen, und wir verkaufen deine Daten nicht an Werbetreibende. Wenn wir Cookies, Pixel oder ähnliche Technologien für eigene Analysen und begrenzte Marketingmaßnahmen im Zusammenhang mit Polarsteps verwenden, beispielsweise zur Zuordnung von App-Installationen zu bestimmten Marketingmaßnahmen, tun wir dies im Einklang mit den anwendbaren Gesetzen und deinen Präferenzen.  

Ausführliche Informationen zu den von uns verwendeten Cookies und dazu, wie du deine Präferenzen verwalten kannst, findest du hier: 

• In unserem Cookie-Banner in der App, das du über die Einstellungen „Cookies und Tracking“ in der App aufrufen kannst 

• In unserem Cookie-Banner auf der Website, das du über den Link „Cookies“ in der Fußzeile unserer Website aufrufen kannst

3.15 Social Media

Wenn du uns auf Social Media folgst oder auf Social Media mit uns (oder über uns) kommunizierst, haben wir möglicherweise Zugriff auf einen Teil deiner öffentlichen Profildaten der jeweiligen Social-Media-Plattformen. Dies hängt von den Datenschutzeinstellungen ab, die du für deine entsprechenden Konten gewählt hast. Polarsteps kann auch Social-Media-Kanälen folgen und dadurch Zugriff auf deine öffentlichen Profilinformationen erhalten.

Wir tun dies, um unsere Social-Media-Aktivitäten auszubauen, auf Anfragen zu antworten und die Kundenzufriedenheit zu analysieren. Die Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse, unsere Dienstleistungen zu verbessern.

3.16 Allgemeine Umfragen zur Kundenzufriedenheit

Polarsteps führt auf verschiedene Weise Umfragen zur Kundenzufriedenheit durch. Wenn du unser Community- und Support-Team kontaktierst oder ein Reiseprodukt kaufst, erhältst du möglicherweise eine Einladung zur Teilnahme an einer allgemeinen Umfrage zur Kundenzufriedenheit. Zu diesem Zweck verarbeiten wir beispielsweise deine E-Mail-Adresse, um dir einen Link zur Teilnahme an der Umfrage zu senden, sowie anschließend die Ergebnisse der Umfrage, sofern du diese erhalten möchtest. Die Teilnahme an diesen Umfragen ist immer freiwillig.

Wir verwenden die Umfrageergebnisse, um die Qualität unserer Dienstleistungen und Reiseprodukte zu verbessern. Die Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unsere Dienstleistungen zu verbessern.

Weitere Informationen darüber, wie wir deine personenbezogenen Daten für die Polarsteps Research Community oder bestimmte Feedback-Projekte verarbeiten können, findest du in Abschnitt 3.20.

3.17 Push-Benachrichtigungen, In-App-Nachrichten und E-Mails

Polarsteps kann dir Push-Benachrichtigungen zu Updates, neuen Funktionen und reisebezogenen Inhalte senden. Push-Benachrichtigungen werden nur mit deiner Einwilligung versendet. Du kannst Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Einstellungen deines Geräts aktivieren oder deaktivieren. Hinweis: Die Benachrichtigungseinstellungen gelten für jedes Gerät separat. Änderungen, die du auf einem Gerät vornimmst, gelten daher nicht für andere Geräte, auf denen du die App installiert hast. Die Rechtsgrundlage für den Versand von Push-Benachrichtigungen ist deine Einwilligung. Du erteilst diese Einwilligung, wenn du Push-Benachrichtigungen auf deinem Gerät aktivierst. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du Push-Benachrichtigungen in den Einstellungen deines Geräts deaktivierst.

Wir können dir im Rahmen deiner Nutzung von Polarsteps auch In-App-Nachrichten wie Benachrichtigungen, Banner und Pop-ups anzeigen. Diese sind ein wesentlicher Bestandteil des Produkts und erfordern keine Einwilligung. Die Rechtsgrundlage für den Versand dieser In-App-Nachrichten ist die Erfüllung der Vereinbarung mit dir.

Die von uns versendeten Mitteilungen können auf Grundlage der uns vorliegenden Informationen über dich personalisiert werden, beispielsweise anhand deiner Reiseaktivitäten, deines Nutzungsverhaltens und deiner Konto-Daten (z. B. deiner bevorstehenden Reisen, der Anzahl deiner Reisen oder deines Wohnsitzlandes). Dadurch stellen wir sicher, dass die Mitteilungen, die du erhältst, für dich relevant und nützlich sind. Die Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse, dir ein personalisiertes Produkterlebnis zu bieten.

Du kannst auch E-Mails erhalten, die für die Erfüllung der Vereinbarung mit dir erforderlich sind, beispielsweise zur Bestätigung deiner Kontoeinrichtung, Anfragen zum Zurücksetzen deines Passworts, Bestellbestätigungen oder Änderungen an unseren rechtlichen Dokumenten. Du erhältst diese E-Mails weiterhin, auch wenn du dich zuvor von anderen Mitteilungen abgemeldet hast.

Du kannst dich für unsere Marketing-E-Mails mit Reisetipps, Inspirationen und Produktneuigkeiten anmelden. Die Rechtsgrundlage dafür ist deine Einwilligung. Du kannst dich jederzeit abmelden, indem du in der jeweiligen E-Mail auf die Schaltfläche „Abmelden“ klickst.

3.18 KI-Tools in unserem Arbeitsalltag

Wir verwenden verschiedene KI-Tools, um unsere internen Geschäftsabläufe zu unterstützen, unter anderem für den Kundensupport, die Softwareentwicklung, die interne Kommunikation, die Datenanalyse und die Erstellung von Inhalten.

Grundsätzlich gestalten wir die Nutzung dieser Tools so, dass keine personenbezogenen Daten für die Eingabe verwendet werden. In bestimmten Situationen können jedoch personenbezogene Daten verarbeitet werden, beispielsweise wenn eine Anfrage an den Kundensupport personenbezogene Angaben enthält oder wenn intern geteilte Codes oder Dokumente personenbezogene Daten enthalten. Deshalb arbeiten wir nur mit KI-Anbietern zusammen, die geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen bieten, und schließen mit jedem Anbieter eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab, um sicherzustellen, dass deine Daten im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden. Wenn sich Anbieter außerhalb des EWR befinden, stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen für die Datenübermittlung bestehen, beispielsweise Standardvertragsklauseln.

Deine personenbezogenen Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Wenn bei einem Anbieter im Einzelfall eine Verarbeitung personenbezogener Daten vorgenommen wird, die als Verbesserung eines Modells eingestuft werden könnte, schränken wir diese Verarbeitung vertraglich ein und stellen sicher, dass sie nicht über das hinausgeht, was für die Erbringung der Dienstleistung für uns unbedingt erforderlich ist. 

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse daran, unser Geschäft effizient zu betreiben und die Qualität unserer Dienstleistungen aufrechtzuerhalten. Wir haben geprüft, dass dieses Interesse nicht durch deine Interessen überwogen wird, da die betreffenden personenbezogenen Daten nur im Einzelfall und in begrenztem Umfang verarbeitet werden, wir von den Anbietern vertragliche Schutzmaßnahmen verlangen und die Daten nicht zu Trainingszwecken für KI verwendet werden.

3.19 Anfragen an unser Community- und Support-Team

Du kannst unser Community- und Support-Team kontaktieren, wenn du bei Problemen im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen Hilfe benötigst. Je nachdem, wie du uns kontaktierst, können wir folgende personenbezogene Daten verarbeiten: deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, Kontoinformationen und den Inhalt deiner Kommunikation mit uns, einschließlich Anhängen oder Screenshots, die du uns zur Verfügung stellst.

In unserer Infothek bieten wir Support über unser Anfrageformular und über einen Chatbot an. Wenn du diesen Chatbot nutzt, wird deine Unterhaltung aufgezeichnet und über einen Cloud-Dienst eines Drittanbieters verarbeitet. Wenn du einen Chat startest, wirst du darüber direkt in der Benutzeroberfläche des Chatbots informiert. Diese Datenschutzrichtlinie regelt, wie wir diese Daten verarbeiten.

Grundlage für die Verarbeitung dieser Daten, um deine Support-Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten, ist die Erfüllung unserer Vereinbarung mit dir. Wenn wir Inhalte aus Support-Anfragen in anonymisierter oder aggregierter Form zur Verbesserung des Produkts und für Analysezwecke verwenden, tun wir dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, unsere Dienstleistungen zu verbessern. Die für diese Zwecke verwendeten Inhalte aus Support-Anfragen sind nicht identifizierbar.

3.20 Polarsteps Research Community und Feedback-Projekte

Polarsteps organisiert verschiedene Marktforschungsprojekte, um Feedback von unseren Usern zu sammeln und unsere Dienstleistungen, einschließlich unserer Reiseprodukte, zu verbessern. Dazu bitten wir per E-Mail oder über In-App-Umfragen um dein Feedback oder führen Videointerviews durch. Die Teilnahme an diesen Aktivitäten ist immer vollständig freiwillig.

Polarsteps Research Community

Du kannst dich über dieses Anmeldeformular für die Polarsteps Research Community anmelden. Bei der Anmeldung verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die du im Anmeldeformular angibst, darunter deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Geburtsdatum und dein Wohnsitzland sowie optional deine Wohnadresse. Wir können diese Informationen um Nutzungsdaten darüber ergänzen, wie du unsere App und/oder Website nutzt, jedoch nur, wenn du uns dafür deine Einwilligung erteilt hast, beispielsweise über unser Cookie-Banner. Auf Grundlage dieser Informationen erhältst du möglicherweise eine Einladung, an einem unserer Marktforschungsprojekte teilzunehmen.

Wir verarbeiten deine Anmeldedaten auf Grundlage deiner Einwilligung. Du kannst die Research Community jederzeit verlassen, ohne dass dies Auswirkungen auf deine Nutzung von Polarsteps hat.

Teilnahme an einem bestimmten Feedback-Projekt

Wir laden dich auf Grundlage deiner Interaktionen mit der App und/oder Website möglicherweise auch zur Teilnahme an einem bestimmten Feedback-Projekt ein. Die Teilnahme ist immer freiwillig und du kannst dies jederzeit ablehnen oder beenden.

Wir verarbeiten deine Daten für Feedback-Projekte auf Grundlage deiner Einwilligung, sowohl um deine Aktivitäten in der App zu analysieren und dich als potenziellen Teilnehmenden auszuwählen, als auch um die Antworten zu verarbeiten, die du während des Projekts gibst. Für die Auswahl als potenziellen Teilnehmenden verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Geburtsdatum, dein Wohnsitzland und optional deine Adresse, sofern du dich entscheidest, diese für ein bestimmtes Feedback-Projekt mit uns zu teilen.

Wenn du über audiovisuelle Mittel (d. h. in einem Videointerview) an einem Feedback-Projekt teilnimmst, verarbeiten wir deine Audio- und Videoaufnahmen sowie die Informationen aus deinen Antworten. Aufgrund der persönlichen Natur audiovisueller Aufnahmen stützen wir diese Verarbeitung auf deine ausdrückliche Einwilligung. Du kannst diese Einwilligung jederzeit widerrufen. In diesem Fall stellen wir die weitere Verarbeitung deiner Aufnahmen ein. Aufnahmen, die vor dem Widerruf bereits verarbeitet wurden, können nicht nachträglich gelöscht werden, wenn sie bereits in anonymisierte Marktforschungsergebnisse eingeflossen sind.

Alle Daten im Zusammenhang mit der Polarsteps Research Community und bestimmten Feedback-Projekten werden für maximal fünf (5) Jahre gespeichert und anschließend gelöscht.

3.21 Drittanbieter

Polarsteps arbeitet mit verschiedenen Drittanbietern („Auftragsverarbeiter“) zusammen, um die App und/oder Website zu entwickeln, zu warten, zu betreiben und zu verbessern. Wir haben mit allen Auftragsverarbeitern Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung geschlossen, die sie vertraglich dazu verpflichten, deine personenbezogenen Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und im Einklang mit der DSGVO zu verarbeiten.

Zu den Kategorien der Auftragsverarbeiter, mit denen wir zusammenarbeiten, gehören:

• Cloud-Infrastruktur- und Hosting-Anbieter, die Daten in unserem Auftrag in sicheren Rechenzentren speichern und verarbeiten

• Anbieter für Analysen und Leistungsüberwachung, die uns dabei helfen zu verstehen, wie die App und/oder Website genutzt werden, und technische Probleme zu erkennen

• Zahlungsdienstleister, die Zahlungen für Reiseprodukte, Geschenkkarten und Polarsteps Plus-Abonnements abwickeln

• Druck- und Lieferpartner, die Bestellungen physischer Reiseprodukte bearbeiten und ausführen

• Anbieter von Kundensupport-Plattformen, die unsere Infothek- und Support-Tools bereitstellen

• Anbieter von KI und maschinellem Lernen, die Funktionen wie den KI-Reiseplaner und die Extraktion von Informationen aus Buchungs-E-Mails unterstützen

• Anbieter für die Abonnementverwaltung, die die mit Polarsteps Plus verbundenen Nutzungsberechtigungen verwalten

• Anbieter für Marketing und Attribution, die uns dabei helfen, die Wirksamkeit unserer eigenen Marketingkampagnen zu messen, soweit hierfür deine Einwilligung erforderlich ist

• Anbieter von Marktforschungs- und Umfrageplattformen, die es uns ermöglichen, Feedback aus unserer Research Community und aus Feedback-Projekten zu erfassen

Wenn sich Auftragsverarbeiter außerhalb des EWR befinden, stellen wir sicher, dass geeignete Schutzmaßnahmen gemäß Abschnitt 4 bestehen. Wir überprüfen unsere Auftragsverarbeiter regelmäßig und aktualisieren diesen Abschnitt, wenn es wesentliche Änderungen bei unseren Auftragsverarbeitern gibt.

3.22 Analysen auf Basis von „öffentlichen“ Reisen

Wenn du deine Reise auf Alle („Öffentlich“) setzt, können wir deine nutzergenerierten Inhalte auch für interne Analysezwecke verwenden, um unsere Dienstleistungen zu verbessern und neue Funktionen zu entwickeln. Dazu gehört die Analyse von Reisemustern, Userpräferenzen und der Qualität der Inhalte, um die Nutzung von Polarsteps per App und/oder unserer Website zu verbessern. Wir stützen diese Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Dienstleistungen. Soweit möglich, anonymisieren wir Daten oder verwenden für solche internen Analysezwecke Pseudonyme.

3.23 Fusionen und Schutz von Rechten

Wir müssen deine personenbezogenen Daten möglicherweise verarbeiten, um unsere Rechte oder die Rechte Dritter zu schützen und unsere Nutzungsbedingungen oder andere Richtlinien durchzusetzen, beispielsweise um auf einen Rechtsanspruch zu reagieren oder unsere Rechte an geistigem Eigentum zu schützen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse daran, unsere Rechte und die Rechte unserer Nutzer zu schützen.

Unternehmensübertragungen

Im Falle eines Unternehmensverkaufs, einer Fusion, Übernahme, Investition, Änderung der Kontrolle oder Übertragung von Polarsteps insgesamt oder teilweise können deine personenbezogenen Daten im Rahmen dieser Transaktion an den betreffenden Dritten weitergegeben oder übertragen werden. Deine Daten werden als Teil des Unternehmens übertragen und nicht separat als kommerzielles Produkt verkauft.

Unter diesen Umständen ergreifen wir angemessene Maßnahmen, um Folgendes sicherzustellen:

• Der betreffende Dritte ist vertraglich dazu verpflichtet, deine personenbezogenen Daten in einer Weise zu verarbeiten, die mit dieser Datenschutzerklärung übereinstimmt

• Deine personenbezogenen Daten werden nur für die Zwecke verwendet, für die sie ursprünglich erhoben wurden

• Soweit dies nach dem anwendbaren Recht erforderlich ist, wirst du über die Übertragung informiert und erhältst die Möglichkeit, deine Rechte auszuüben

Wenn eine solche Transaktion zu einer wesentlichen Änderung der Art und Weise führt, wie deine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, informieren wir dich vorab gemäß der Einleitung dieser Datenschutzerklärung.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer Unternehmensübertragung ist unser berechtigtes Interesse daran, eine solche Transaktion durchzuführen, abzuschließen und zu integrieren. Soweit gesetzlich erforderlich, holen wir vor der Übertragung deiner Daten deine Einwilligung ein oder erfüllen andere zusätzliche gesetzliche Anforderungen.

4. Wie geben wir deine personenbezogenen Daten weiter?

Wir verkaufen deine personenbezogenen Daten nicht zu kommerziellen Zwecken an Dritte und haben auch nicht vor, dies in Zukunft zu tun.

Wir geben deine personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies erforderlich ist, um dir unsere Dienstleistungen bereitzustellen, wie in Abschnitt 3.21 erläutert.

Wir stellen personenbezogene Daten Dritten zur Verfügung, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Wir schließen mit allen unseren Auftragsverarbeitern eine Vereinbarung, in der wir sie rechtlich dazu verpflichten, deine personenbezogenen Daten im Einklang mit der DSGVO zu verarbeiten.

Deine personenbezogenen Daten werden von uns oder von Dritten nur dann außerhalb des EWR gespeichert oder verarbeitet, wenn dies mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften zur Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR vereinbar ist. Das bedeutet, dass wir deine personenbezogenen Daten nur dann in Länder außerhalb des EWR übermitteln, wenn die Europäische Kommission per Angemessenheitsbeschluss offiziell entschieden hat, dass das betreffende Drittland ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet, oder wenn andere geeignete Schutzmaßnahmen getroffen wurden, beispielsweise die Verwendung unveränderter Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden. Die Angemessenheitsbeschlüsse und weitere Informationen zu den Standardvertragsklauseln findest du auf der Website der Europäischen Kommission unter den hier hinterlegten Links. 

Polarsteps bemüht sich, deine personenbezogenen Daten stets innerhalb des EWR zu speichern. In einigen Fällen übermitteln wir oder die von uns eingesetzten Dritten deine personenbezogenen Daten möglicherweise in die folgenden Länder außerhalb des EWR:

• Australien, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln

• Indien, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln

• Israel, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses für Israel und von Standardvertragsklauseln

• Vereinigtes Königreich, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses  für das Vereinigte Königreich

• Vereinigte Staaten, sofern das Unternehmen am Data Privacy Framework  teilnimmt, auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses für die Vereinigten Staaten und von Standardvertragsklauseln.

5. Wie schützen wir deine Daten?

Polarsteps nimmt den Schutz deiner personenbezogenen Daten ernst. Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um deine Daten vor Missbrauch, Verlust, unbefugtem Zugriff, unerwünschter Offenlegung und unbefugten Änderungen zu schützen.

Zu diesen Maßnahmen gehören:

• Alle personenbezogenen Daten, die zwischen deinem Gerät und unseren Systemen übertragen werden, sind mithilfe branchenüblicher Protokolle (TLS/HTTPS) verschlüsselt. Auf unseren Servern gespeicherte Daten (einschließlich deiner Konto-Daten und Inhalte) sind im Ruhezustand verschlüsselt. Dies gilt für unsere Cloud-Infrastruktur (AWS Europe), unseren Medienspeicher (Videos werden auf Wasabi gespeichert, Bilder auf AWS) und unser Data Warehouse (ClickHouse).

• Der Zugriff auf deine personenbezogenen Daten innerhalb von Polarsteps ist auf das erforderliche Maß beschränkt. Intern verwenden wir rollenbasierte Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeitende und Auftragnehmende auf personenbezogene Daten zugreifen können, die für ihre jeweilige Rolle relevant sind. Unsere Systeme erfordern eine Authentifizierung, und für sensible Vorgänge gelten zusätzliche Kontrollen.

• Wir erheben nur Daten, die für die von uns bereitgestellten Dienstleistungen erforderlich sind. Soweit möglich, pseudonymisieren oder anonymisieren wir Daten. Beispielsweise werden Analysedaten auf pseudonymisierter Grundlage verarbeitet (siehe Abschnitt 3.11). Gelöschte Inhalte und Konten werden zeitnah von unseren Servern entfernt. Bei Dritten kann die Löschung bis zu 90 Tage dauern.

• Wir geben deine Daten nur an Auftragsverarbeiter weiter, die geeignete Schutzmaßnahmen bieten. Alle Auftragsverarbeiter sind durch Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gebunden. Wenn sich Auftragsverarbeiter außerhalb des EWR befinden, stützen wir uns auf geeignete Mechanismen für die Datenübermittlung, beispielsweise Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse. Zu den Auftragsverarbeitern gehören Anbieter von Cloud-, Analyse-, Zahlungs- und Supportdiensten.

• Wir haben interne Verfahren eingerichtet, um Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten zu melden und darauf zu reagieren. Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die voraussichtlich zu einem Risiko für deine Rechte und Freiheiten führt, informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden, sofern dies nach der DSGVO erforderlich ist. Besteht für dich ein hohes Risiko, informieren wir dich auch direkt.

• Polarsteps-Mitarbeitende und Auftragnehmende, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und erhalten Schulungen zum Datenschutz.

Wir überprüfen und aktualisieren unsere Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig, um auf sich verändernde Bedrohungen zu reagieren und den fortlaufenden Schutz deiner Daten sicherzustellen. Obwohl kein System absolute Sicherheit garantieren kann, tun wir alles, um deine Daten bestmöglich zu schützen.

Wenn du Fragen dazu hast, wie wir deine Daten schützen, kannst du uns unter privacy@polarsteps.com oder über unsere Infothek kontaktieren.

6. Wie lange speichern wir deine Daten?

Bei Polarsteps möchten wir, dass du die Kontrolle über deine Daten behältst. Du kannst deine Inhalte oder dein gesamtes Konto jederzeit über die Einstellungen in der App löschen. Nach der Löschung sind deine Inhalte für andere User nicht mehr sichtbar und werden gemäß den unten aufgeführten Aufbewahrungsfristen zur Löschung vorgemerkt. Hinweis: Die Löschung deines Kontos kann nicht rückgängig gemacht werden. Wir empfehlen dir daher, deine Daten vor der Löschung herunterzuladen (weitere Informationen findest du hier). 

Wenn du Polarsteps mit einem Konto nutzt, speichern wir deine Daten grundsätzlich so lange, wie dein Konto aktiv ist, sofern je nach Art der Daten, dem Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder aufgrund unserer gesetzlichen Verpflichtungen keine kürzere oder längere Aufbewahrungsfrist gilt. Nachdem du deine Inhalte oder dein Konto gelöscht hast, löschen oder anonymisieren wir deine Daten, sofern eine vollständige Löschung technisch nicht möglich ist oder gemäß den unten aufgeführten Aufbewahrungsfristen nicht erforderlich ist. Anonymisierte Daten sind keine personenbezogenen Daten mehr und fallen nicht unter diese Datenschutzerklärung. Wenn wir statt einer Löschung eine Anonymisierung vornehmen, wenden wir einen Standard an, der sicherstellt, dass die Daten nicht mehr direkt oder indirekt mit dir in Verbindung gebracht werden können.

Bestimmte Daten bewahren wir über den Zeitpunkt der Löschung hinaus nur dann auf, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine längere Aufbewahrung erforderlich ist, um unsere Rechtsposition oder Rechte festzustellen, zu verteidigen oder auszuüben, oder wenn wir aufgrund einer verbindlichen Anordnung oder gesetzlichen Verpflichtung dazu verpflichtet sind. Die jeweils geltende Rechtsgrundlage für jede Kategorie ist in der folgenden Tabelle angegeben.

*Während des 30-tägigen Zeitraums nach der Löschung werden deine personenbezogenen Daten intern gespeichert, sind für andere Nutzer aber nicht mehr sichtbar. Während dieses Zeitraums findet keine neue Verarbeitung zu Marketing- oder Analysezwecken statt. Nach Ablauf der 30 Tage werden deine Daten dauerhaft gelöscht oder anonymisiert, sofern für sie keine andere in dieser Tabelle aufgeführte Aufbewahrungsfrist gilt.

**Nutzergenerierte Inhalte, die von unserem Redaktionsteam für die Entdecken-Inhalte von Polarsteps ausgewählt und von dir auf „Öffentlich“ gestellt wurden, können nach der Löschung deines Kontos in vollständig anonymisierter Form aufbewahrt werden. Anonymisierte Inhalte können nicht mehr auf dich zurückgeführt werden.

Auftragsverarbeiter

Wir weisen unsere Auftragsverarbeiter an, deine Daten gemäß den oben genannten Aufbewahrungsfristen zu löschen. Aufgrund der Sicherungs- und Löschzyklen auf Seiten der Auftragsverarbeiter kann die vollständige Löschung in allen Systemen der Auftragsverarbeiter bis zu 90 Tage ab dem Datum dauern, an dem wir die Löschung anweisen. Während dieses Zeitraums unterliegen deine Daten weiterhin denselben Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen gemäß unseren Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und werden nicht aktiv verarbeitet.

Löschung inaktiver Konten

Wenn dein Konto auf unserer Plattform drei Jahre lang inaktiv war, d. h. du hast nicht über dein Konto mit unserer App oder Website interagiert, senden wir dir drei Erinnerungen (sechs, drei und einen Monat vor Ablauf der drei Jahre). Jede Benachrichtigung gibt dir die Möglichkeit, dein Konto aktiv zu halten. Wenn wir keine Antwort erhalten und du innerhalb von 30 Tagen nach der dritten Erinnerung nichts unternimmst, werden dein Konto und alle damit verbundenen Daten, einschließlich aller von dir festgehaltenen Reisen, gemäß den oben aufgeführten Aufbewahrungsfristen dauerhaft gelöscht.

Buchungsinformationen

Wenn du dich dafür entscheidest, Buchungsinformationen zu einer Reise hinzuzufügen, indem du eine Buchungsbestätigungs-E-Mail weiterleitest, verwendet Polarsteps ein KI-Modell, um die relevanten Reisedaten aus dieser E-Mail zu erkennen und zu extrahieren. Die E-Mail selbst wird innerhalb von 30 Tagen nach Eingang gelöscht. Die extrahierten Reisedaten werden im Hinblick auf die Aufbewahrung wie nutzergenerierte Inhalte behandelt. Deine Daten werden nicht zum Training des KI-Modells verwendet. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist deine Einwilligung.

Wenn du Fragen dazu hast, wie lange wir bestimmte Daten aufbewahren, kannst du uns unter privacy@polarsteps.com oder über unsere Infothek kontaktieren.

7. Was sind deine Rechte? 

Wie oben erläutert, hast du die Kontrolle über die Informationen, die wir über dich speichern, und kannst deine Datenschutzeinstellungen jederzeit ändern. Du kannst einzelne Reisen über die Einstellungen der jeweiligen Reise anzeigen, bearbeiten oder löschen. Du kannst außerdem eine Kopie all deiner Daten herunterladen oder dein Konto über deine Kontoeinstellungen löschen. Wenn du uns deine Einwilligung für bestimmte Verarbeitungsvorgänge erteilt hast, kannst du diese Einwilligung jederzeit widerrufen.

Du hast das Recht, auf deine Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen oder zu löschen. Du kannst uns außerdem auffordern, die Verarbeitung oder Übermittlung deiner personenbezogenen Daten einzuschränken, und du hast das Recht, der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zu widersprechen. Um deine Rechte auszuüben, kontaktiere uns bitte unter support.polarsteps.com/contact. Du kannst außerdem eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen.

Wir freuen uns, wenn du Polarsteps nutzt, um deine Reisen zu planen, zu tracken und noch mal zu erleben, und möchten uns für dein Vertrauen in uns und den Umgang mit deinen personenbezogenen Daten bedanken. Wir hoffen, dass diese Datenschutzerklärung verständlich erläutert, wie wir mit deinen Daten umgehen, und dir dabei hilft, bewusst zu entscheiden, welche Daten du mit uns teilst.